14980 ΕΞ 2023 – Κανονισμός Λειτουργίας του Α’ Τμήματος Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου (Μ.Ε.Ε) του Υπουργείου Οικονομικών

Αριθμ. 14980 ΕΞ 2023

(ΦΕΚ Β’ 744/15-02-2023)

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

Έχοντας υπόψη:

1. α) Την παρ. 3 του άρθρου 39 του ν. 4622/2019 «Επιτελικό Κράτος: Οργάνωση, λειτουργία και διαφάνεια της Κυβέρνησης, των κυβερνητικών οργάνων και της κεντρικής δημόσιας διοίκησης» (Α’ 133),
β) τα άρθρα 1-22Η και την παρ. 9 του άρθρου 79 του ν. 4795/2021 «Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου του Δημόσιου Τομέα, Σύμβουλος Ακεραιότητας στη δημόσια διοίκηση και άλλες διατάξεις για τη δημόσια διοίκηση και την τοπική αυτοδιοίκηση» (Α’ 62),
γ) την υπό στοιχεία 2523 ΕΞ 2021/ΥΠΟΙΚ/11-1-2021 (Β’ 76) κοινή απόφαση του Υπουργού Οικονομικών και του Διοικητή της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας,
δ) τα άρθρα 76 και 77 του ν. 4727/2020 «Ψηφιακή Διακυβέρνηση (ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της οδηγίας (ΕΕ) 2016/2012 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) -Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις» (Α’ 184),
ε) την περ. θ’) της παρ. 2 του άρθρου 5 και την περ. β’) της παρ. 2 του άρθρου 7 του ν. 3469/2006 «Εθνικό Τυπογραφείο, Εφημερίς της Κυβερνήσεως και λοιπές διατάξεις» (Α’ 131),
στ) το άρθρο 18 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999, Α’ 45),
ζ) την υπό στοιχεία ΓΓΑΔΔΤ 437/11683/2022 κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομικών και Εσωτερικών «Σύσταση Επιτροπών Ελέγχου στα Υπουργεία και καθορισμός των ιδιοτήτων των μελών τους, της διαδικασίας επιλογής τους, καθώς και κάθε άλλης λεπτομέρειας» (Β’ 3816)
η) την υπό στοιχεία ΓΓΑΔΔΤ 358/9388/2022 κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομικών και Εσωτερικών «Πρόσθετες προϋποθέσεις, υποχρεώσεις και κωλύματα για την ανάθεση παροχής υπηρεσιών σε φυσικό ή νομικό πρόσωπο για την υποστήριξη των Μονάδων Εσωτερικού Ελέγχου (Μ.Ε.Ε) ή την άσκηση της λειτουργίας εσωτερικού, ελέγχου όταν δεν υφίσταται Μ.Ε.Ε., σύμφωνα με τις παρ. 4 και 6 του άρθρου 9 του ν. 4795/2021» (Β’ 3093).

2. Την ανάγκη σύνταξης Κανονισμού Λειτουργίας του Α’ Τμήματος Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων της Μ.Ε.Ε., για τον καθορισμό του σκοπού, των αρμοδιοτήτων, της ευθύνης και της θέσης του στην οργανωτική διάρθρωση της Μ.Ε.Ε. του Υπουργείου Οικονομικών.

3. Τον Κώδικα Ηθικής και Δεοντολογίας του Υπουργείου Οικονομικών, έτους 2013.

4. Το εγχειρίδιο Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων της Μ.Ε.Ε. του Υπουργείου Οικονομικών (έκδοση 2019).

5. Τα Διεθνή Πρότυπα για την επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου (ΙPPFs).

6. Τις κατευθυντήριες οδηγίες του ΟΟΣΑ για την ανάπτυξη ενός κανονισμού λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου σε υπουργείο της ελληνικής δημόσιας διοίκησης (Εγχειρίδιο Εσωτερικού Ελέγχου για την Ελληνική Δημόσια Διοίκηση, 2018 – Παράρτημα Α’ Εργαλείο Ελέγχου 1: Κανονισμός Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου).

7. Το υπό στοιχεία 192253 ΕΞ 2022/30-12-2022 έγγραφο – εισήγηση του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου προς τον Υπουργό Οικονομικών,

αποφασίζουμε:

Την έκδοση του Κανονισμού Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου με τον οποίο καθορίζονται ιδίως ο σκοπός, οι αρμοδιότητες, η ευθύνη και η θέση του Α’ Τμήματος Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου (Μ.Ε.Ε), στην οργανωτική διάρθρωση του Υπουργείου Οικονομικών, λαμβανομένων υπόψη των Διεθνών Προτύπων για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου.

Άρθρο 1
Αντικείμενο του Κανονισμού Λειτουργίας του Α’ Τμήματος Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων της Μ.Ε.Ε.

Ο Κανονισμός Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου του Α’ Τμήματος Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων της Μ.Ε.Ε. του Υπουργείου Οικονομικών είναι το επίσημο και δεσμευτικό έγγραφο, το οποίο καθορίζει και εξειδικεύει τα θέματα λειτουργίας του εν λόγω Τμήματος, όπως τη θέση και το ρόλο του στη Μ.Ε.Ε., τον τρόπο άσκησης των αρμοδιοτήτων της Μ.Ε.Ε., όσον αφορά στη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου και κάθε άλλο σχετικό αναγκαίο θέμα.

Με τον παρόντα Κανονισμό Λειτουργίας καθορίζονται ιδίως ο σκοπός, οι αρμοδιότητες, η ευθύνη και η θέση του Α’ Τμήματος της ΜΕΕ στην οργανωτική διάρθρωση του Υπουργείου Οικονομικών, λαμβανομένων υπόψη των Διεθνών Προτύπων για την επαγγελματική εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου.

Για τη λειτουργία των Β’ και Γ ‘Τμημάτων της ΜΕΕ θα συνταχθεί διακριτός Κανονισμός Λειτουργίας.

Άρθρο 2
Ρόλος του Α’ Τμήματος Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων της Μ.Ε.Ε., σκοπός και έργο αυτής

Η Μ.Ε.Ε., είναι ελεγκτική – συμβουλευτική αυτοτελής υπηρεσία, υπαγόμενη απευθείας στον Υπουργό, η οποία έχει ως απώτερο σκοπό να συνεισφέρει στην εκπλήρωση της αποστολής του Υπουργείου, καθώς και στην επίτευξη των στρατηγικών του στόχων, ενεργώντας πάντα προς χάρη του δημοσίου συμφέροντος, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του.

Έργο του Τμήματος Α’ της Μ.Ε.Ε. είναι η διεξαγωγή εσωτερικών ελέγχων (διαβεβαιωτικές δραστηριότητες) και η παροχή συμβουλευτικών έργων (συμβουλευτικές δραστηριότητες) κατόπιν έγκρισης του Υπουργού, κατ’ εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας.

Άρθρο 3
Εσωτερικός Έλεγχος

Η λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου είναι μία ανεξάρτητη και αντικειμενική, διαβεβαιωτική και συμβουλευτική δραστηριότητα, η οποία ασκείται από τη Μ.Ε.Ε. Στοχεύει να συμβάλλει ενεργά στην επίτευξη των στρατηγικών στόχων του Υπουργείου, υιοθετώντας μία συστηματική, επαγγελματική προσέγγιση στην αξιολόγηση και στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων, του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου(internal control) και της διακυβέρνησης.

Άρθρο 4
Ορισμοί

Διακυβέρνηση: ο συνδυασμός των δομών και των διαδικασιών που εφαρμόζονται από τη ηγεσία του Υπουργείου Οικονομικών, προκειμένου να προβεί στην ενημέρωση, διεύθυνση, διαχείριση και τον έλεγχο των δραστηριοτήτων του, για την επίτευξη των στόχων του. Ειδικότερα, είναι ο τρόπος με τον οποίο το Υπουργείο οργανώνεται, διοικείται και ελέγχεται, ώστε να επιτυγχάνεται η αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία του και συγχρόνως να ικανοποιούνται τα συμφέροντα των ενδιαφερομένων μερών. Η διακυβέρνηση συνδέεται με τα μέσα δια των οποίων τίθενται και επιτυγχάνονται οι στόχοι του Υπουργείου. Περιλαμβάνει επίσης δραστηριότητες που διασφαλίζουν την αξιοπιστία του, την παροχή των υπηρεσιών του με ισονομία και δικαιοσύνη και τη δέουσα συμπεριφορά των δημοσίων λειτουργών του.

Κίνδυνος: η πιθανότητα ή απειλή να επέλθει ζημία, απώλεια ή, γενικά κάποια αρνητική συνέπεια για τους στρατηγικούς στόχους του Υπουργείου Οικονομικών, η οποία μπορεί να οφείλεται τόσο σε ενδογενείς όσο και εξωγενείς παράγοντες και μπορεί να μετριαστεί μέσω προληπτικών δράσεων και δικλίδων ελέγχου από τη Διοίκηση. Ο κίνδυνος αξιολογείται ως προς την πιθανότητα (likelihood) εκδήλωσής του και τη σοβαρότητα των επιπτώσεών του (impact) Οι κίνδυνοι διαχωρίζονται ως εγγενείς, υπολειπόμενοι και αποδεκτοί.

Εγγενής κίνδυνος: ο κίνδυνος που ενυπάρχει πριν ληφθεί οποιοδήποτε μέτρο για τον περιορισμό του, όπως όταν απουσιάζει η οποιαδήποτε δικλίδα ελέγχου.

Υπολειμματικός κίνδυνος: ο κίνδυνος που απομένει μετά τη λήψη μέτρων από τη διοίκηση, για τη μείωση της πιθανότητας επέλευσης των επιπτώσεων από την εκδήλωση ενός ανεπιθύμητου γεγονότος.

Αποδεκτός κίνδυνος: Ως αποδεκτός χαρακτηρίζεται ο κίνδυνος ο οποίος, με βάση την πιθανότητά του ή τις συνέπειές του, αξιολογείται από την Διοίκηση ως χαμηλός, βρίσκεται κάτω από κάποιο επίπεδο που έχει αποδειχτεί ανεκτό στην πράξη και θεωρείται ότι δεν αποτελεί απειλή τέτοια ώστε να πρέπει να ληφθούν μέτρα για τον περιορισμό του, όταν:

1) τα κόστη της μείωσης του κινδύνου υπερβαίνουν τα κόστη που εξοικονομούνται από την εκδήλωσή του.

2) τα κόστη ευκαιρίας καταβάλλονται για άλλες πιο πιεστικές ανάγκες και προβλήματα, π.χ. της διαφθοράς.

3) το προσωπικό του ελεγχόμενου οργανισμού δε θεωρεί και δεν αντιδρά στον κίνδυνο ως μη αποδεκτό.

Διαχείριση κινδύνου: η διαδικασία αναγνώρισης, αξιολόγησης, διαχείρισης και ελέγχου ενδεχόμενων δυσμενών ή ευνοϊκών γεγονότων ή καταστάσεων, μέσω της οποίας το Υπουργείο Οικονομικών προσεγγίζει μεθοδικά τους κινδύνους που συνδέονται με τις δραστηριότητες του και παρέχει εύλογη διαβεβαίωση για την επίτευξη των αντικειμενικών (στρατηγικών και επιχειρησιακών) του στόχων. Η διαχείριση κινδύνου είναι ο κεντρικός πυρήνας της στρατηγικής διαχείρισης του Υπουργείου.

Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου: το πλέγμα των λειτουργιών και διαδικασιών, καθώς και των δικλείδων ελέγχου που υιοθετεί το Υπουργείο Οικονομικών και είναι σχεδιασμένο για να παρέχει εύλογη διαβεβαίωση στο Υπουργείο για την επίτευξη των στόχων του σχετικά με την:

1) αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των επιχειρησιακών του λειτουργιών,

2) αξιοπιστία των οικονομικών αναφορών και

3) τη συμμόρφωση με τους νόμους, τους κανονισμούς και τις πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία του.

Το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου αναφέρεται σε ένα οργανωμένο σύνολο λειτουργιών και διαδικασιών (όπως τρόπος οργάνωσης, πολιτικές, διαδικασίες), που έχουν υιοθετηθεί από τις Υπηρεσίες του Υπουργείου και αφορούν σε οποιαδήποτε πράξη αναλαμβάνεται από τον Υπουργό ή τους υπευθύνους της διαχείρισης κινδύνων αυτής, προκειμένου να αυξηθεί η πιθανότητα επίτευξης των προκαθορισμένων στρατηγικών στόχων του Υπουργείου και να μετριαστούν οι κίνδυνοι που εμποδίζουν την επίτευξή τους.

Ειδικότερα, ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνει θεσπισμένους κανόνες λειτουργίας, θεσπισμένες οργανωτικές ρυθμίσεις (διάρθρωση, θέσεις εργασίας, καθηκοντολόγιο), τυποποιημένες διαδικασίες, ιεραρχικό έλεγχο, συγκεκριμένες υποχρεώσεις αναφοράς και λογοδοσίας κ.ά.

Λειτουργική Σχέση Αναφοράς: Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε., η οποία υπάγεται απευθείας στον Υπουργό Οικονομικών, στο πλαίσιο άσκησης των καθηκόντων του -όσον αφορά στη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου -τελεί σε λειτουργική σχέση αναφοράς με τον Υπουργό Οικονομικών, η οποία συνίσταται στην υποχρέωσή του να επικοινωνεί και να συνεργάζεται άμεσα μαζί του, καθώς και να παρακολουθεί και να συμμετέχει σε συνεδριάσεις που αφορούν σε θέματα διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου, του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου και διαδικασιών διακυβέρνησης προκειμένου να λαμβάνει γνώση για στρατηγικές, επιχειρησιακές και λειτουργικές εξελίξεις, που λαμβάνουν χώρα σε αυτήν, ώστε να εντοπίζει εγκαίρως ζητήματα που χρήζουν αντιμετώπισης.

Διατυπώνει συμπεράσματα για τα θέματα διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνου και συστημάτων εσωτερικού ελέγχου του Οργανισμού και να υποβάλλει προτάσεις, βασιζόμενος στα αποτελέσματα των εσωτερικών ελέγχων και των εν γένει δραστηριοτήτων της Μ.Ε.Ε.

Γνώμη: το συμπέρασμα/διαπίστωση που διατυπώνεται από τον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. σχετικά με τη διακυβέρνηση, τη διαχείριση κινδύνων και τις δικλείδες ελέγχου του Υπουργείου. Η Γνώμη μπορεί να βασίζεται σε αποτελέσματα μεμονωμένων έργων και άλλων δραστηριοτήτων που εκτελέστηκαν σε μία δεδομένη χρονική περίοδο. Η Γνώμη που παρέχεται μπορεί να χαρακτηρίζεται ως θετική, αρνητική ή με επιφύλαξη.

Υπηρεσίες διαβεβαίωσης: οι ελεγκτικές υπηρεσίες που παρέχονται με αντικειμενική εξέταση αποδεικτικών στοιχείων, με σκοπό την ανεξάρτητη και τεκμηριωμένη αξιολόγηση των συστημάτων και των διαδικασιών διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και των δικλείδων ελέγχου του Υπουργείου Οικονομικών.

Συμβουλευτικές υπηρεσίες: οι υπηρεσίες οι οποίες στοχεύουν στη βελτίωση των συστημάτων και διαδικασιών διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και των δικλείδων ελέγχου του Υπουργείου, προσθέτοντας αξία σε αυτό, χωρίς όμως να εμπλέκονται στην άσκηση των αρμοδιοτήτων των οργάνων ή των μονάδων προς τις οποίες παρέχονται οι υπηρεσίες αυτές.

Έλεγχος επίδοσης: η ανεξάρτητη, αντικειμενική και αξιόπιστη εξέταση του κατά πόσον οι υπηρεσίες, τα συστήματα, οι επιχειρησιακές ενέργειες, τα προγράμματα, οι δραστηριότητες ή οργανώσεις λειτουργούν σύμφωνα με τις αρχές της οικονομικότητας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας και κατά πόσον υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης.

Προστιθέμενη αξία: η αξία που προσθέτει ο εσωτερικός έλεγχος στο Υπουργείο Οικονομικών, μέσω της αντικειμενικής και εύλογης διαβεβαίωσης και της συμβολής τους την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα των συστημάτων και διαδικασιών διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και των δικλείδων ελέγχου.

Εύλογη διαβεβαίωση: Οι εσωτερικοί ελεγκτές παρέχουν ένα ικανοποιητικό, πλην όμως όχι απόλυτο, επίπεδο διαβεβαίωσης και εμπιστοσύνης, λαμβανομένων υπόψη ιδίως του κόστους, των οφελών και των κινδύνων.

Περιβάλλον ελέγχου: κάθε οργανική μονάδα, περιοχή, λειτουργία, πρόγραμμα, έργο, διαδικασία που θα μπορούσε να αποτελέσει αντικείμενο ελέγχου.

Ανεξαρτησία: Η λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου είναι ανεξάρτητη. Η λειτουργική ανεξαρτησία διασφαλίζεται με την οργανωτική υπαγωγή της Μ.Ε.Ε. στον Υπουργό Οικονομικών καθώς επίσης και με τη σύσταση και λειτουργία της Επιτροπής Ελέγχου. Οι εσωτερικοί ελεγκτές δεν εμπλέκονται καθ’ οιονδήποτε τρόπο στη διοίκηση του Υπουργείου Οικονομικών ούτε αναλαμβάνουν επιχειρησιακά καθήκοντα που σχετίζονται με αυτή.

Επιτροπή Ελέγχου: εγγυάται την ανεξαρτησία της Μ.Ε.Ε., παρακολουθεί τις εργασίες της, διασφαλίζει την ποιότητα του έργου της και ότι οι συστάσεις της λαμβάνονται δεόντως υπόψη.

Η Επιτροπή Ελέγχου λειτουργεί σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2, του άρθρου 8, της παρ. 1 του άρθρου 79 και των παρ. 1 και 7 του άρθρου 81 του ν. 4795/2021 «Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου του Δημόσιου Τομέα, Σύμβουλος Ακεραιότητας στη δημόσια διοίκηση και άλλες διατάξεις για τη δημόσια διοίκηση και την τοπική αυτοδιοίκηση» (Α’ 62), ενώ η σύσταση, ο καθορισμός των ιδιοτήτων των μελών της, καθώς και κάθε άλλης λεπτομέρειας ρυθμίστηκαν με την υπό στοιχεία ΓΓΑΔΔΤ 437/11683/15-7-2022 κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομικών και Εσωτερικών (Β’ 3816).

Πρόγραμμα Αξιολόγησης και Βελτίωσης Ποιότητας: η διαδικασία κατά την οποία γίνεται εκτίμηση του βαθμού συμμόρφωσης της λειτουργίας της Μ.Ε.Ε. με τα Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου, καθώς και του βαθμού τήρησης του Κώδικα Δεοντολογίας από τους Εσωτερικούς Ελεγκτές. Το πρόγραμμα αξιολογεί την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της Μ.Ε.Ε. και εντοπίζει πεδία που χρήζουν βελτίωσης.

Ενδιαφερόμενα μέρη: τα μέρη που επηρεάζονται από/ σχετίζονται με τη δράση του Υπουργείου, όπως η διοίκηση, οι υπάλληλοι, οι συναλλασσόμενοι με το Υπουργείο, οι πολίτες και οι ρυθμιστικοί φορείς.

Απάτη (Fraud) και διαφθορά (Corruption): οποιαδήποτε πράξη ή παράλειψη από πρόσωπα ή ομάδες προσώπων ή υπηρεσία/υπηρεσίες ή νομικά πρόσωπα ή φορείς, που χαρακτηρίζεται από δόλο, απόκρυψη ή κατάχρηση εμπιστοσύνης, σκόπιμη αλλοίωση των πραγματικών δεδομένων και/η σημαντικών πληροφοριών, με σκοπό την απόκτηση αθέμιτων ή παράνομων οικονομικών οφελών, χρημάτων, περιουσιακών στοιχείων ή παροχής υπηρεσιών, την αποφυγή πληρωμής ή την άρνηση παροχής υπηρεσίας ή τη διασφάλιση ατομικού ή επιχειρηματικού πλεονεκτήματος.

Μπορεί να είναι εσωτερική, π.χ. να προέρχεται από το εσωτερικό του Υπουργείου ή εξωτερική, π.χ. να αναμειγνύονται τρίτα πρόσωπα.

Σε περίπτωση εντοπισμού ενδείξεων απάτης κατά τη διενέργεια ενός ελέγχου, η διερεύνηση της συγκεκριμένης υπόθεσης δε διενεργείται από τους εσωτερικούς ελεγκτές στο πλαίσιο του εν λόγω ελεγκτικού τους έργου. Στην περίπτωση αυτή, οι εσωτερικοί ελεγκτές θέτουν υπόψη του Υπουργού και του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε. τα στοιχεία περί απάτης που προκύπτουν κατά τη διεξαγωγή των ελέγχων, προκειμένου να αναληφθούν οι ενέργειες από τα αρμόδια όργανα που προβλέπονται από τις οικείες διατάξεις και τον παρόντα Κανονισμό.

Κώδικας Δεοντολογίας: οι αρχές οι οποίες οφείλουν να εφαρμόζουν οι εσωτερικοί ελεγκτές κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, ώστε να προάγονται οι ηθικές αξίες και πρότυπα.

Σύγκρουση συμφερόντων (Conflict of Interest): Κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων συντρέχει, ιδίως όταν οι εσωτερικοί ελεγκτές ή τα εμπλεκόμενα πρόσωπα έχουν καθ’ οιονδήποτε τρόπο, άμεσα ή έμμεσα χρηματοοικονομικό – οικονομικό όφελος ή άλλο προσωπικό συμφέρον το οποίο θα μπορούσε να εκληφθεί ως στοιχείο που θίγει την αμεροληψία και την ανεξαρτησία των εσωτερικών ελεγκτών στα πλαίσια του ελέγχου.

Συμφωνηθείσα ενέργεια: η ενέργεια στην οποία συμφωνεί να προβεί η αρμόδια Υπηρεσία, με σκοπό να αποτραπεί ή να μετριαστεί ή να διορθωθεί ή να αρθεί ο κίνδυνος εμφάνισης μη συμμόρφωσης ή ο κίνδυνος μη επίτευξης των στόχων του Υπουργείου.

Πλαίσιο Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου της Επιτροπής C.O.S.O.: διεθνώς αναγνωρισμένο πρότυπο πλαίσιο που περιγράφει τα επιμέρους στοιχεία, λειτουργίες και διαδικασίες ενός ολοκληρωμένου και συνεκτικού συστήματος εσωτερικού ελέγχου στο επίπεδο του κάθε φορέα (Υπουργείο).

Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου: ένα διεθνής διακήρυξη, του Συμβουλίου των Προτύπων Εσωτερικού Ελέγχου του Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών (Institute of Internal Auditors – I.I.A), η οποία περιγράφει τις προϋποθέσεις και τις απαιτήσεις για την άσκηση των δραστηριοτήτων της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου και την αξιολόγηση της απόδοσης αυτής.

Άρθρο 5
Λειτουργική Σχέση Αναφοράς του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου προς τον Υπουργό Οικονομικών

Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. – ως προς τα θέματα του εσωτερικού ελέγχου – τελεί σε Λειτουργική Σχέση Αναφοράς με τον Υπουργό Οικονομικών η οποία συνίσταται:

1) Στην έγκριση από τον Υπουργό:

1.1) του περιεχομένου του Κανονισμού Λειτουργίας της Μ.Ε.Ε.,

1.2) του Εγχειριδίου Εσωτερικών Ελέγχων και του Ετησίου Προγράμματος Εργασιών της Μονάδας,

2) Στην υποβολή από τον Προϊστάμενο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου προς τον Υπουργό:

2.1) της Ετήσιας Έκθεσης με Γνώμη,

2.2) των εκθέσεων της Διεύθυνσης για κάθε έλεγχο και συμβουλευτικό έργο και των τελικών αναφορών σχετικά με την υλοποίηση των συμφωνηθεισών ενεργειών κάθε οριστικής έκθεσης.

Άρθρο 6
Πεδίο εφαρμογής των αρμοδιοτήτων και του έργου της Μ.Ε.Ε.

Στο πεδίο εφαρμογής των αρμοδιοτήτων της Μ.Ε.Ε. και αντικείμενο του εσωτερικού ελέγχου στο Υπουργείο Οικονομικών είναι:

1) Οι Υπηρεσίες (Κεντρικές, Αποκεντρωμένες και Περιφερειακές).

2) Οι εποπτευόμενοι φορείς που δεν διαθέτουν Μ.Ε.Ε.

3) Οι επιχειρησιακές, επιτελικές και υποστηρικτικές λειτουργίες και διαδικασίες του.

4) Τα συλλογικά διοικητικά όργανα, αποφασιστικά ή γνωμοδοτικά.

5) Τα πληροφοριακά συστήματα ως προς την ορθή, αποτελεσματική και ασφαλή διαχείριση και χρήση τους, επί των λειτουργιών και διαδικασιών που υποστηρίζουν. Εξετάζεται, επίσης, εάν η διακυβέρνηση των πληροφοριακών συστημάτων υποστηρίζει και συμβάλλει στην επίτευξη των στρατηγικών και αντικειμενικών σκοπών του οργανισμού.

Άρθρο 7
Στόχοι και αρμοδιότητες της Μ.Ε.Ε. (ως προς την λειτουργία του Εσωτερικού Ελέγχου)

Η Μ.Ε.Ε. είναι Υπηρεσία επιπέδου Διεύθυνσης υπαγόμενη απ’ ευθείας στον Υπουργό Οικονομικών, αρμόδια για το Υπουργείο Οικονομικών και τους εποπτευόμενους φορείς και έχει τους ακόλουθους επιχειρησιακούς στόχους:

1) τον έλεγχο των συστημάτων διακυβέρνησης και λειτουργίας και την παροχή διαβεβαίωσης περί της επάρκειας αυτών, με σκοπό την υποστήριξη του Υπουργείου Οικονομικών για την επίτευξη των στρατηγικών του στόχων και για τη λήψη μέτρων, όπου απαιτείται (εσωτερικοί έλεγχοι),

2) τον έλεγχο επίδοσης των υπηρεσιών, των συστημάτων, των προγραμμάτων κ.λπ. προκειμένου να διαπιστωθεί εάν λειτουργούν σύμφωνα με τις αρχές της οικονομικότητας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας και κατά πόσο υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης,

3) την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, είτε ως αρωγή προς την ηγεσία του Υπουργείου Οικονομικών, είτε στο πλαίσιο του ετήσιου προγράμματος εργασιών, με στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας του Υπουργείου,

4) την διασφάλιση της ορθής, αποτελεσματικής και ασφαλούς διαχείρισης και χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων,

5) την αξιολόγηση της λειτουργίας, των δραστηριοτήτων και των προγραμμάτων του Υπουργείου βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης,

6) την παροχή αξιοπιστίας και εγκυρότητας της πληροφόρησης των δικλίδων ελέγχου αυτού,

7) την αξιολόγηση της λειτουργίας του Υπουργείου και των δραστηριοτήτων των υπηρεσιών του βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης,

8) την συμμόρφωση σε νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις εθνικού, ενωσιακού και διεθνούς δικαίου,

9) τον τρόπο με τον οποίο το Υπουργείο διαχειρίζεται τον κίνδυνο απάτης.

Άρθρο 8
Διαχείριση Κινδύνου

Η διαχείριση κινδύνων πραγματοποιείται από την πρώτη και τη δεύτερη γραμμή ρόλων, όπως αυτοί αναλύονται στις διατάξεις του άρθρου 6 του ν. 4795/2021.

Η Μ.Ε.Ε., ως τρίτη γραμμή ρόλων, παρέχει εύλογη διαβεβαίωση σχετικά με την επάρκεια και την αποτελεσματικότητα αυτής, συνεργαζόμενη στενά με την Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων, και τους διαχειριστές κινδύνων, που είναι υπεύθυνοι για τον σχεδιασμό και την υλοποίηση της πολιτικής και του πλαισίου διαχείρισης κινδύνων.

Στο πλαίσιο του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου, οι Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών και των εποπτευόμενων φορέων, υποχρεούνται να διαχειρίζονται τους κινδύνους που επηρεάζουν την υλοποίηση των στρατηγικών και επιχειρησιακών τους στόχων, καθώς και την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητά τους.

Η πολιτική διαχείρισης κινδύνων περιλαμβάνει τον τρόπο διαχείρισης κινδύνων ανά σκοπό και στόχο, τη διάθεση ανάληψης και το επίπεδο ανοχής κινδύνου, καθώς και τους ρόλους και τις αρμοδιότητες των κατάλληλων επιπέδων διοίκησης αναφορικά με τον σχεδιασμό, την παρακολούθηση και την εφαρμογή του πλαισίου διαχείρισης κινδύνων. Το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων περιλαμβάνει τις κατευθύνσεις και τις οργανωτικές ρυθμίσεις που αφορούν στον σχεδιασμό, την εφαρμογή, την αξιολόγηση και τη διαρκή βελτίωση της διαχείρισης κινδύνων του Υπουργείου Οικονομικών, καθώς και τη μεθοδολογία για τη διενέργεια της διαδικασίας διαχείρισης κινδύνων. Η διαδικασία διαχείρισης κινδύνων διενεργείται λαμβάνοντας υπόψη τα διεθνώς αποδεκτά πρότυπα και περιλαμβάνει την αναγνώριση, εκτίμηση και αντιμετώπιση των κινδύνων, καθώς και την παρακολούθηση και επικαιροποίησή τους.

Στο Μητρώο Κινδύνων, η υποχρέωση τήρησης του οποίου προβλέπεται από τις κείμενες διατάξεις, καταγράφονται από τις Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών και των εποπτευόμενων φορέων οι αναγνωρισμένοι κίνδυνοι των Υπηρεσιών, το επίπεδο αξιολόγησής τους, οι υφιστάμενες δικλίδες ελέγχου, πρόσθετες δικλίδες ελέγχου για την αντιμετώπιση των κινδύνων, καθώς και οι υπεύθυνοι διαχείρισής τους. Στο Μητρώο Κινδύνων καταγράφονται και οι κίνδυνοι διαφθοράς και απάτης για τους οποίους ενημερώνουν το Κεντρικό Αποθετήριο Κινδύνων Διαφθοράς, το οποίο τηρείται από τη Γενική Διεύθυνση Ακεραιότητας και Λογοδοσίας της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας.

Η Μ.Ε.Ε., στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της όσον αφορά στη λειτουργία του Εσωτερικού Ελέγχου, αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου και συμβάλλει στη βελτίωση τους.

Οι Εσωτερικοί Ελεγκτές της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, κατά την εκτέλεση των ανατιθέμενων σε αυτούς έργων, συγκεντρώνουν πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση κινδύνων όπως αυτή υλοποιείται από την ελεγχόμενη Υπηρεσία, προκειμένου να αξιολογήσουν την αποτελεσματικότητά της στο μετριασμό αυτών. Περαιτέρω, κατά τη διάρκεια των συμβουλευτικών έργων, τα στελέχη της Μ.Ε.Ε. εντοπίζουν τον κίνδυνο που συνδέεται με τους αντικειμενικούς σκοπούς του έργου και αναζητούν σε συνεχή βάση την τυχόν ύπαρξη και άλλων, επίσης, σημαντικών κινδύνων.

Αναφορικά με τη διαχείριση των κινδύνων που απειλούν τη λειτουργία του ίδιου του εσωτερικού ελέγχου, η Μ.Ε.Ε. μεριμνά, ιδιαιτέρως, για την εξάλειψη των κινδύνων δυσφήμισης, ψευδούς βεβαίωσης και αστοχίας ελέγχου.

Άρθρο 9
Στόχοι και αρμοδιότητες του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων

Το Α’ Τμήμα της Μ.Ε.Ε., στα πλαίσια άσκησης των αρμοδιοτήτων του, διενεργεί εσωτερικούς ελέγχους (διαβεβαιωτικές δραστηριότητες ως προς την επάρκεια των συστημάτων διακυβέρνησης και λειτουργίας του Υπουργείου Οικονομικών) και ελέγχους επίδοσης. Επίσης παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες στην ηγεσία του για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου και των διαδικασιών ενδογενούς ελέγχου (internal control).

To εν λόγω Τμήμα έχει την ευθύνη για την άσκηση του έργου του εσωτερικού ελέγχου, βάσει των αρμοδιοτήτων που του έχουν κατανεμηθεί με την υπό στοιχεία 2523 ΕΞ 2021/11-1-2021 κοινή απόφαση του Υπουργού Οικονομικών και του Διοικητή της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας «Προσδιορισμός της δομής, των αρμοδιοτήτων και του χρόνου έναρξης λειτουργίας της Μ.Ε.Ε. του Υπουργείου Οικονομικών, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 39 του ν. 4622/2019 (Α’ 133)» (Β’ 76).

Η ως άνω κοινή απόφαση παραμένει σε ισχύ και μετά την έναρξη ισχύος των διατάξεων του ν. 4795/2022, δυνάμει της παρ. 7 του άρθρου 81 του νόμου αυτού.

Το Α’ Τμήμα Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων ασκεί τις παρακάτω αρμοδιότητες:

1) αναπτύσσει και βελτιώνει διαρκώς τη μεθοδολογία και τα εργαλεία του εσωτερικού ελέγχου, σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα,

2) συντάσσει και αναθεωρεί το Εγχειρίδιο Εσωτερικών Ελέγχων, το οποίο εγκρίνεται από τον Υπουργό Οικονομικών,

3) συντάσσει και αναθεωρεί τον Κανονισμό Λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου,

4) καταρτίζει Ετήσιο ή Πολυετές Πρόγραμμα Εργασιών, λαμβανομένων υπόψη των στρατηγικών και επιχειρησιακών προτεραιοτήτων του Υπουργείου, καθώς και της αξιολόγησης των κινδύνων και των ευκαιριών,

5) σχεδιάζει και διενεργεί προγραμματισμένους και έκτακτους ελέγχους επί των υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών, των λειτουργιών, των συλλογικών οργάνων αυτού, των διαδικασιών του, των εκτελούμενων έργων, καθώς και των πληροφοριακών του συστημάτων, όπως αυτά εντοπίζονται μέσω της διαδικασίας αξιολόγησης και ιεράρχησης των κινδύνων που απειλούν τη λειτουργία τους, σύμφωνα με τις πιθανότητες εκδήλωσης του κινδύνου και τις ενδεχόμενες συνέπειές του,

6) παρέχει συμβουλευτικά έργα επί του συνόλου των υπηρεσιών του Υπουργείου, των λειτουργιών, των συλλογικών οργάνων αυτού, των διαδικασιών του, των εκτελούμενων έργων, καθώς και των πληροφοριακών του συστημάτων,

7) ελέγχει και παρέχει διαβεβαίωση περί της επάρκειας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου και εισηγείται σχετικές βελτιωτικές προτάσεις,

8) αξιολογεί τη λειτουργία του Υπουργείου βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης,

9) ελέγχει την ορθή εφαρμογή των διαδικασιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού, σύνταξης και αποστολής στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών καθώς και της διενέργειας των δαπανών και διαχείρισης της περιουσίας του για τον εντοπισμό τυχόν ενδείξεων φαινομένων κακοδιοίκησης, κακοδιαχείρισης, κατάχρησης, σπατάλης ή απάτης, καθώς και εάν το Υπουργείο αναπτύσσει κατάλληλες δικλίδες για την αποτροπή τους στο μέλλον,

10) ελέγχει και αξιολογεί τις διαδικασίες κατάρτισης των οικονομικών και μη αναφορών του Υπουργείου,

11) αξιολογεί τις διαδικασίες σχεδιασμού και εκτέλεσης των λειτουργιών και των προγραμμάτων του Υπουργείου Οικονομικών,

12) ελέγχει τη συμμόρφωση των Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών προς την ισχύουσα νομοθεσία, τους κανονισμούς και τις πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία του,

13) ελέγχει τα πληροφοριακά συστήματα ως προς την αποτελεσματικότητά τους για την επίτευξη των στόχων του Υπουργείου Οικονομικών,

14) παρακολουθεί, αξιολογεί και επιβεβαιώνει τις διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες που πραγματοποιούνται από τις υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών σε συμμόρφωση με τις προτάσεις του εσωτερικού ελέγχου, μέχρι την οριστική υλοποίησή τους,

15) συγκεντρώνει και συστηματοποιεί τα στοιχεία για την κατάρτιση της Ετήσιας Έκθεσης,

16) γνωστοποιεί αμελλητί στις αρμόδιες υπηρεσίες και στον πειθαρχικό Προϊστάμενο, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις, τυχόν ενδείξεις απάτης ή έλλειψης ακεραιότητας ή πειθαρχικής ευθύνης υπαλλήλων και

17) μεριμνά για την εκπαίδευση και την επιμόρφωση σε θέματα εσωτερικού ελέγχου.

Οι διαβεβαιωτικές και συμβουλευτικές υπηρεσίες του εσωτερικού ελέγχου, καθώς και οι έλεγχοι επίδοσης εκτελούνται κυρίως από:

1. τους Οικονομικούς Επιθεωρητές που υπηρετούν στη Μ.Ε.Ε.

2. τους υπαλλήλους του Υπουργείου Οικονομικών κατηγοριών ΠΕ ή ΤΕ, που έχουν τοποθετηθεί στη Μ.Ε.Ε.

3. τους υπαλλήλους κατηγορίας ΠΕ ή ΤΕ, που είναι αποσπασμένοι από άλλες υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών και της Α.Α.Δ.Ε. με την προϋπόθεση ότι έχουν λάβει και αυτοί οι υπάλληλοι την προβλεπόμενη από τις ισχύουσες διατάξεις πιστοποίηση εσωτερικού ελεγκτή.

Στην περίπτωση που κρίνεται απαραίτητη για την αποτελεσματική λειτουργία του Α’ Τμήματος η συνδρομή επαγγελματιών με τεχνογνωσία και δεξιότητες, εφαρμόζονται τα οριζόμενα στις περ. 2.12), 2.13) και 2.14) του άρθρου 14 του παρόντος Κανονισμού.

Ο όρος «Εσωτερικός Ελεγκτής» στο Υπουργείο Οικονομικών δεν ταυτίζεται με κάποιον θεσπισμένο κλάδο ή ειδικότητα του Υπουργείου Οικονομικών, αλλά αποτελεί την άτυπη περιγραφή ενός διακριτού ρόλου. Η χρήση του όρου είναι απαραίτητη, διότι ο ρόλος αυτός αποτελεί διεθνώς αναγνωρίσιμη ιδιότητα.

Άρθρο 10
Ανεξαρτησία της λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου

1) Η ανεξαρτησία του έργου του Εσωτερικού Ελέγχου που επιτελείται από το Α’ Τμήμα της Μ.Ε.Ε. προάγεται με:

1.1) τη διευκόλυνση των ελεγκτικών εργασιών του Τμήματος,

1.2) την ελεύθερη πρόσβαση, κατά την εκτέλεση αυτού, στα ηλεκτρονικά και φυσικά αρχεία των Υπηρεσιών του Υπουργείου και των εποπτευόμενων από αυτό φορέων στους οποίους δε λειτουργεί Μ.Ε.Ε., σε στοιχεία που αφορούν στο ανθρώπινο δυναμικό, σε περιουσιακά στοιχεία και στα πληροφοριακά συστήματα αυτού,

1.3) τη μη ύπαρξη περιορισμών στους αναγκαίους πόρους, οι οποίοι θέτουν σε κίνδυνο την επίτευξη του προγραμματισμένου ή έκτακτου έργου του Τμήματος,

1.4) τη λειτουργία της Επιτροπής Ελέγχου, η οποία υφίσταται δυνάμει του άρθρου 8 του ν. 4795/2021, σε συνδυασμό με την υπό στοιχεία ΓΓΑΔΔΤ 437/11638/2022 (Β’ 3816) κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομικών και Εσωτερικών, με την οποία ορίστηκαν οι διατάξεις που διέπουν τη σύσταση τριμελούς Επιτροπής Ελέγχου στα Υπουργεία σύμφωνα και καθορίστηκαν οι ιδιότητες των μελών της, και οι διαδικασίες επιλογής τους, καθώς και κάθε άλλη λεπτομέρεια,

2) Σε περίπτωση που πλήττεται η ανεξαρτησία του έργου του Α’ Τμήματος της Μ.Ε.Ε. σε σχέση με τα ανωτέρω, ο Προϊστάμενος αυτής ενεργεί αμέσως, ενημερώνοντας σχετικά την ηγεσία του Υπουργείου Οικονομικών,

3) Οι Εσωτερικοί Ελεγκτές δεν εμπλέκονται καθ’ οιονδήποτε τρόπο στη διοίκηση του Υπουργείου ούτε αναλαμβάνουν επιχειρησιακά καθήκοντα που σχετίζονται με αυτή.

Άρθρο 11
Τήρηση της αμεροληψίας, της αντικειμενικότητας και της εχεμύθειας κατά την άσκηση του έργου του Α’ Τμήματος της Μ.Ε.Ε.

Το έργο του Α’ Τμήματος της Μ.Ε.Ε. ασκείται με αμερόληπτο τρόπο. Στο πλαίσιο αυτό:

Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε., όσον αφορά στη λειτουργία του Εσωτερικού Ελέγχου:

1) Μεριμνά, ώστε να ανατίθενται στους εσωτερικού ελεγκτές έργα, με τρόπο που να αποφεύγονται πιθανές ή πραγματικές συγκρούσεις συμφερόντων. Ιδιαίτερα, δεν ανατίθενται υπηρεσίες διαβεβαιωτικών δραστηριοτήτων, για τις οποίες ήταν υπεύθυνοι στο παρελθόν, πριν παρέλθει χρονικό διάστημα ενός (1) έτους από την άσκηση αυτών. Δεν αποκλείεται, όμως, η ανάθεση συμβουλευτικών υπηρεσιών επί των ανωτέρω δραστηριοτήτων.

2) Αποδέχεται αιτιολογημένο αίτημα εξαίρεσης από το ανατιθέμενο έργο, που υποβάλλεται εγγράφως, από εσωτερικό ελεγκτή της Μ.Ε.Ε., λόγω πιθανής σύγκρουσης συμφερόντων.

3) Μεριμνά για την περιοδική εναλλαγή του είδους των έργων που ανατίθενται στους εσωτερικούς ελεγκτές.

Άρθρο 12
Αρχές Λειτουργίας για την άσκηση του έργου του εσωτερικού ελέγχου.

Ο εσωτερικός έλεγχος στο Υπουργείο Οικονομικών επιτελείται με βάση τις ακόλουθες αρχές:

Προστασία του Δημοσίου Συμφέροντος

Η αρχή του δημοσίου συμφέροντος είναι θεμελιώδης για τους υπαλλήλους του Υπουργείου Οικονομικών και οπωσδήποτε για τους εσωτερικούς ελεγκτές που ενεργούν στο εσωτερικό περιβάλλον του οργανισμού.

Ανεξαρτησία και αντικειμενικότητα

Για τη διασφάλιση της ανεξαρτησίας της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου, το προσωπικό του αναφέρεται στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε., ο οποίος αναφέρεται λειτουργικά στον Υπουργό Οικονομικών και για τα διοικητικά/οργανωτικά θέματα στον Υπηρεσιακό Γραμματέα.

Αποφυγή Σύγκρουσης συμφερόντων

Οι εσωτερικοί ελεγκτές οφείλουν να αποφεύγουν πιθανή ή πραγματική σύγκρουση συμφερόντων. Κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων συντρέχει, ιδίως, όταν οι εσωτερικοί ελεγκτές ή τα εμπλεκόμενα πρόσωπα έχουν καθ’ οιονδήποτε τρόπο, άμεσα ή έμμεσα χρηματοοικονομικό – οικονομικό όφελος ή άλλο προσωπικό συμφέρον το οποίο θα μπορούσε να εκληφθεί ως στοιχείο που θίγει την αμεροληψία και την ανεξαρτησία των εσωτερικών ελεγκτών στα πλαίσια του ελέγχου.

Ακεραιότητα

Η ακεραιότητα των Εσωτερικών Ελεγκτών αποτελεί τη βάση της εμπιστοσύνης και της αξιοπιστίας με την οποία περιβάλλεται η εργασία και η κρίση τους.

Εχεμύθεια

Οι πληροφορίες που αποκτώνται στο πλαίσιο του εσωτερικού ελέγχου γίνονται αντικείμενο προσεκτικού χειρισμού. Η γνωστοποίησή τους γίνεται μόνο προς τα προβλεπόμενα όργανα και σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες.

Επαγγελματική επάρκεια

Ο εσωτερικός έλεγχος επιτελείται σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου, από Εσωτερικούς Ελεγκτές οι οποίοι συλλογικά έχουν και χρησιμοποιούν τις απαιτούμενες γνώσεις, εμπειρίες και ικανότητες για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών τους.

Με βάση τις αρχές αυτές, διαμορφώνονται οι κανόνες και οι διαδικασίες που περιγράφονται στον παρόντα κανονισμό.

Άρθρο 13
Πρόγραμμα Αξιολόγησης και Βελτίωσης Ποιότητας

Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. αναπτύσσει, τηρεί και υλοποιεί Πρόγραμμα Αξιολόγησης και Βελτίωσης Ποιότητας της λειτουργίας της Μ.Ε.Ε., σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 17 του ν. 4795/2021, με το οποίο παρέχεται η δυνατότητα αποτίμησης του βαθμού συμμόρφωσης με τον παρόντα Κανονισμό, του βαθμού τήρησης του Κώδικα Δεοντολογίας Εσωτερικών Ελεγκτών αξιολόγησης της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου και εντοπισμού πεδίων που χρήζουν βελτίωσης, ώστε να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις διαδικασίες που διέπουν τη λειτουργία των υπηρεσιών του Υπουργείου.

Το Πρόγραμμα Αξιολόγησης και Βελτίωσης Ποιότητας περιλαμβάνει, τόσο τις διαρκείς εσωτερικές αξιολογήσεις, όσο και την εξωτερική αξιολόγηση, με τις οποίες συνολικά εκτιμάται η ποιότητα της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου, εξάγονται συμπεράσματα και υποβάλλονται σχετικές εισηγήσεις για τις απαιτούμενες βελτιώσεις.

Για τις διαρκείς εσωτερικές αξιολογήσεις χρησιμοποιούνται διαδικασίες και εργαλεία που περιλαμβάνουν:

1) την εποπτεία του ελεγκτικού έργου,

2) την υλοποίηση του Ετήσιου Προγράμματος Εργασιών του Α’ Τμήματος της Μ.Ε.Ε.,

3) τις εργασίες ελέγχου και τις διαδικασίες που ακολουθούνται, σύμφωνα με το Εγχειρίδιο Εσωτερικών Ελέγχων της Μονάδας,

4) την τήρηση των τιθέμενων προθεσμιών,

5) τον αριθμό των προτάσεων που συμφωνήθηκαν,

6) τον αριθμό των συμφωνηθεισών ενεργειών που υλοποιήθηκαν μέσα στο έτος.

Η εξωτερική αξιολόγηση πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 4795/2021.

Άρθρο 14
Καθήκοντα του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε. στο πλαίσιο της λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου

Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε., στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων και των επιχειρησιακών στόχων της λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου, λαμβανομένων υπόψη των οριζόμενων στις διατάξεις του παρόντος, ασκεί τα καθήκοντά του, με τρόπο που να διασφαλίζεται ότι η λειτουργία της Μονάδας προσθέτει αξία στο Υπουργείο. Ως προς τη διασφάλιση της λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου έχει αρμοδιότητα, λαμβάνοντας υπόψη τους στόχους και τους κινδύνους του Υπουργείου να:

1) προτείνει, αρμοδίως, τρόπους για τη βελτίωση της διακυβέρνησης, της διαχείρισης κινδύνων και του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου,

2) ορίζει κατευθύνσεις και οδηγίες βάσει των επιχειρησιακών στόχων του Α’ Τμήματος της Μ.Ε.Ε. για την ευθυγράμμισή τους με τους στρατηγικούς στόχους του Στρατηγικού Σχεδίου του Υπουργείου,

3) συντονίζει τις ενέργειες για την καταγραφή και την τυποποίηση των διαδικασιών της Μονάδας από το Α’ Τμήμα και για τη σύνταξη του Εγχειριδίου Εσωτερικών Ελέγχων, το οποίο μπορεί να αναθεωρείται, ύστερα από την έγκριση του Υπουργού.

Ειδικότερα:

1) Στο πλαίσιο της Λειτουργικής Σχέσης Αναφοράς με τον Υπουργό Οικονομικών, όσον αφορά στον Εσωτερικό Έλεγχο:

1.1) Υποβάλλει έως την 31η Μαρτίου κάθε έτους, την Ετήσια Έκθεση με Γνώμη, του προηγούμενου έτους, στα πλαίσια της Λειτουργικής Σχέσης Αναφοράς του προς τον Υπουργό για το περιεχόμενο της οποία παρέχονται στοιχεία στο άρθρο 29 του παρόντος. Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. παρέχει Γνώμη στον Υπουργό, για τη συνολική επάρκεια των δομών και συστημάτων διακυβέρνησης, τη διαχείριση κινδύνων και των δικλίδων ελέγχου σε συνολικό επίπεδο ή για μεμονωμένες διαδικασίες, λειτουργίες και οργανικές μονάδες του Υπουργείου. Η Γνώμη που συνοδεύει την Έκθεση βασίζεται στα αποτελέσματα του έργου και των δραστηριοτήτων του Α’ Τμήματος και λαμβάνει τη μορφή της διαβεβαίωσης (θετικής, αρνητικής ή με επιφύλαξη).

Η εν λόγω Ετήσια Έκθεση, χωρίς γνώμη, κοινοποιείται στους λοιπούς φορείς της παρ. 2 του άρθρου 13 του ν. 4795/2021.

1.2) Υποβάλλει περιοδικές αναφορές σχετικά με την συμμόρφωση των υπηρεσιών σε συνέχεια των προτάσεων και συστάσεων του εσωτερικού ελέγχου, την πρόοδο υλοποίησης των προτάσεων αυτών και τους υπολειμματικούς κινδύνους που εξακολουθούν να απειλούν τις Υπηρεσίες του Υπουργείου, λόγω της μη υλοποίησης διορθωτικών ενεργειών. Έμφαση δίνεται στα ευρήματα που είναι ενδεικτικά καταστάσεων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν αρνητικά την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του Υπουργείου Οικονομικών (δικό μας).

1.3) Καταρτίζει το αργότερο εντός του Ιανουαρίου εκάστου έτους, έπειτα από εισήγηση του Προϊσταμένου του Α’ Τμήματος, το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών, βάσει των διαθέσιμων πόρων της Μονάδας και το υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου και στον Υπουργό Οικονομικών ο οποίος και το εγκρίνει το αργότερο εντός μηνός.

1.4) Καταρτίζει, τηρεί και εφαρμόζει το Πρόγραμμα Αξιολόγησης και Βελτίωσης της Ποιότητας της Μονάδας.

2) Στο πλαίσιο της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου ο Προϊστάμενος:

2.1) Εποπτεύει τη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου.

2.2) Έχει την ευθύνη για την υλοποίηση του συνολικού έργου της ΜΕΕ. Εποπτεύει κάθε διαβεβαιωτικό ή συμβουλευτικό έργο που ανατίθεται στα στελέχη αυτής καθ’ όλη τη διάρκειά του, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών αυτού και να διασφαλίζεται η ποιότητα της παρεχόμενης υπηρεσίας.

2.3) Καθοδηγεί το έργο του εσωτερικού ελέγχου, παρέχοντας κατευθύνσεις και συμβουλές, επιλύοντας τυχόν προβλήματα που παρουσιάζονται στην πράξη.

2.4) Παρακολουθεί και εποπτεύει το έργο του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων, ώστε να διασφαλίζεται η επίτευξη των στόχων του.

2.5) Μεριμνά για την επάρκεια του κανονιστικού πλαισίου, την ανάπτυξη και διαρκή βελτίωση της μεθοδολογίας, των εργαλείων και των διαθέσιμων πόρων του εσωτερικού ελέγχου.

2.6) Μεριμνά για την κατάρτιση του ετήσιου προγράμματος εσωτερικών ελέγχων του Υπουργείου Οικονομικών κατόπιν εισήγησης του Προϊσταμένου του Α’ Τμήματος, καθώς και για την υλοποίησή του.

2.7) Μεριμνά για την ανάπτυξη ηλεκτρονικών εφαρμογών υποστηρικτικών της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου.

2.8) Μεριμνά για την εφαρμογή προγράμματος διασφάλισης και βελτίωσης της ποιότητας της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου.

2.9) Μεριμνά για την εκπαίδευση του προσωπικού αυτής και ενθαρρύνει την επαγγελματική επιμόρφωσή του, λαμβανομένων υπόψη των περιορισμών που προκύπτουν από τις ανάγκες εκτέλεσης του Ετήσιου Προγράμματος Εργασιών.

2.10) Εκδίδει την εντολή για τη διενέργεια εσωτερικού ελέγχου ή ανάθεσης διενέργειας εσωτερικού ελέγχου σύμφωνα με την παρακάτω παράγραφο 2.14), εφόσον του έχει εκχωρηθεί η αρμοδιότητα, μετά από εισήγηση του Προϊσταμένου του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων ή υποβάλλει στον Υπουργό Οικονομικών σχέδιο έκδοσης εντολής διενέργειας ή ανάθεσης εσωτερικού ελέγχου.

2.11) Εκδίδει εντολή για την παρακολούθηση της υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών από τις εμπλεκόμενες Υπηρεσίες (follow up).

2.12) Αν κατά την εκτέλεση συγκεκριμένου έργου (διαβεβαιωτική/συμβουλευτική δραστηριότητα) της Μονάδας απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις, ο Προϊστάμενος εισηγείται στον Υπουργό, τον ορισμό υπαλλήλων άλλων Υπηρεσιών του Υπουργείου, οι οποίοι διαθέτουν τις ειδικές γνώσεις που απαιτεί το εν λόγω έργο. Με τον ορισμό των ανωτέρω περιγράφεται και το έργο το οποίο αυτοί θα εκτελέσουν, η διάρκεια και το πλαίσιο συνεργασίας τους με το στέλεχος της Μ.Ε.Ε., καθώς και ό,τι άλλο απαιτηθεί από τις συγκεκριμένες υπηρεσιακές ανάγκες. Οι εκθέσεις που θα συνταχθούν υπογράφονται από όλους του συμμετέχοντες υπαλλήλους.

2.13) Αν οι απαιτούμενες ειδικές γνώσεις για την άσκηση του έργου δεν καλύπτονται από το προσωπικό του Υπουργείου, ο Προϊστάμενος δύναται να εισηγείται στον Υπουργό Οικονομικών τον ορισμό εμπειρογνωμόνων – υπαλλήλων άλλου Φορέα του Δημοσίου εκτός του Υπουργείου Οικονομικών, με την σύμφωνη γνώμη του επικεφαλής του Φορέα στον οποίο υπηρετούν οι υπάλληλοι αυτοί. Στην περίπτωση αυτή, οι ανωτέρω υπάλληλοι δε συνυπογράφουν τη σχετική Έκθεση, αλλά υποβάλλουν υπόμνημα, το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα αυτής. Επίσης, πριν από τη συμμετοχή τους στη διαδικασία υποβάλλουν δήλωση για τη μη ύπαρξη σύγκρουσης συμφερόντων και για την εκτέλεση του έργου τους με εχεμύθεια και εμπιστευτικότητα.

2.14) Όταν κρίνεται απαραίτητη για την αποτελεσματική λειτουργία του Α’ Τμήματος η συνδρομή επαγγελματιών με τεχνογνωσία και δεξιότητες που δεν υπάρχουν εντός του Υπουργείου Οικονομικών ή όταν το ελεγκτικό προσωπικό του Τμήματος Α’ δεν επαρκεί, τότε δύναται, κατόπιν προηγουμένης εισήγησης του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε. να εκδοθεί απόφαση του Υπουργού Οικονομικών και να ανατίθεται ο εσωτερικός έλεγχος σε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, με σύμβαση παροχής ανεξαρτήτων υπηρεσιών υποστήριξης της Μ.Ε.Ε. βάσει των διατάξεων της παρ. 4 του άρθρου 9 του ν. 4795/2021, σε συνδυασμό με τις διατάξεις της υπό στοιχεία ΓΓΔΔΤ 358/9388/2022 (Β’ 3093) κοινής υπουργικής απόφασης των Υπουργών Οικονομικών και Εσωτερικών, με την οποία ορίστηκαν οι πρόσθετες προϋποθέσεις, υποχρεώσεις και κωλύματα για την ανάθεση παροχής υπηρεσιών σε φυσικό ή νομικό πρόσωπο για την υποστήριξη των Μ.Ε.Ε.

Άρθρο 15
Καθήκοντα του Προϊσταμένου του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων της Μ.Ε.Ε.

Ο Προϊστάμενος του Α’ Τμήματος, πέραν της μεταβίβασης αρμοδιοτήτων και εξουσιοδότησης υπογραφής «Με εντολή Υπουργού», έχει και τα παρακάτω καθήκοντα στα πλαίσια της λειτουργίας του Εσωτερικού Ελέγχου:

1) Σχεδιάζει το έργο του εσωτερικού ελέγχου, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του Τμήματος, υπό την καθοδήγηση του Προϊσταμένου της Διεύθυνσης και σε συνεργασία με τους εσωτερικούς ελεγκτές του Τμήματος.

2) Προγραμματίζει το έργο του εσωτερικού ελέγχου -ελεγκτικό και συμβουλευτικό, κατά την κατάρτιση του ετήσιου προγράμματος δράσεων του Τμήματος και εισηγείται στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. τυχόν αναθεώρηση ή τροποποίησή του ετήσιου προγράμματος εσωτερικών ελέγχων, με την αναγκαία αιτιολόγηση.

3) Οργανώνει το έργο του εσωτερικού ελέγχου, αναθέτοντας καθήκοντα στους εσωτερικούς ελεγκτές, κατανέμοντας τους διαθέσιμους πόρους για την υλοποίηση του έργου και σχεδιάζοντας τις διαδικασίες λειτουργίας του.

4) Καθοδηγεί το έργο του εσωτερικού ελέγχου, παρέχοντας κατευθύνσεις και συμβουλές, επιλύοντας τυχόν προβλήματα που παρουσιάζονται στην πράξη.

5) Παρακολουθεί και εποπτεύει το έργο του εσωτερικού ελέγχου, ώστε να διασφαλίζεται η επίτευξη των στόχων του, σύμφωνα με το εγκεκριμένο ελεγκτικό πρόγραμμα από τον Υπουργό Οικονομικών.

Στην εν λόγω παρακολούθηση περιλαμβάνεται και η ενημέρωση του για τα στάδια των εν εξελίξει ελέγχων, ώστε να καθίσταται εμπρόθεσμα εφικτή η δυνατότητα παροχής στοιχείων στον Προϊστάμενο Μ.Ε.Ε. για ενδεχόμενη εισήγηση τροποποίησης του Ετησίου Προγράμματος Εργασιών, λόγω εξωγενών ή ενδογενών παραγόντων.

6) Επιβλέπει την ορθή διενέργεια των εσωτερικών ελέγχων και αξιολογεί και επιβεβαιώνει τις διορθωτικές ή προληπτικές ενέργειες που πραγματοποιούνται από τις υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών σε συμμόρφωση με τις προτάσεις του εσωτερικού ελέγχου, μέχρι την οριστική υλοποίησή τους.

7) Μεριμνά για την εκπαίδευση και επιμόρφωση των εσωτερικών ελεγκτών.

Ειδικότερα:

7.1) Προβαίνει σε ανίχνευση των εκπαιδευτικών αναγκών τους.

7.2) Σχεδιάζει προγράμματα επιμόρφωσης και εισηγείται στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε την αποστολή τους στην Αυτοτελή Δ/νση Ανθρώπινου Δυναμικού και Οργάνωσης του Υπουργείου Οικονομικών.

7.3) Συντονίζει τη συμμετοχή των ελεγκτών σε εκπαιδευτικά προγράμματα, έτσι ώστε να μην παρακωλύονται οι ελεγκτικές εργασίες του Τμήματος.

7.4) Τηρεί αρχείο εκπαίδευσης με στοιχεία σχετικά με την εκπαίδευση και επιμόρφωση των εσωτερικών ελεγκτών.

8) Εισηγείται στον Προϊστάμενο της Διεύθυνσης για θέματα σχετικά με την επάρκεια του κανονιστικού (περιλαμβανομένου του οργανωτικού) πλαισίου, της μεθοδολογίας και των εργαλείων του εσωτερικού ελέγχου καθώς και για τη διαρκή βελτίωσή τους σύμφωνα με τα διεθνή Πρότυπα.

9) Έχει την ευθύνη για τη σύνταξη και αναθεώρηση του Κανονισμού Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου, του Εγχειριδίου Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων και του Κώδικα Δεοντολογίας Εσωτερικών Ελεγκτών και την υποβολή τους στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε..

10) Εισηγείται στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε την ανάπτυξη των κατάλληλων ηλεκτρονικών εφαρμογών υποστήριξης του εσωτερικού ελέγχου.

11) Παρέχει στους Εσωτερικούς Ελεγκτές καθοδήγηση σε θέματα μεθοδολογίας και τεκμηρίωσης της υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών.

12) Μεριμνά για τη σύνταξη αναφορών και εκθέσεων που προβλέπονται για αποστολή σε διάφορους φορείς.

13) Σε συνεργασία με τους εσωτερικούς ελεγκτές του Τμήματος προτείνει στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. αποστολή εισήγησης στον Υπουργό για τον ορισμό υπαλλήλου άλλης υπηρεσίας του Υπουργείου, ο οποίος διαθέτει τις ειδικές γνώσεις που απαιτεί συγκεκριμένο έργο εσωτερικού ελέγχου, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 19 του ν. 4795/2021, αν κατά την εκτέλεση του έργου αυτού της Μ.Ε.Ε. απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις, σύμφωνα με την παρ. 2 του επόμενου άρθρου.

14) Υποβάλλει εισήγηση στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. για το Ετήσιο Πρόγραμμα Εσωτερικών Ελέγχων και την Ετήσια Έκθεση.

15) Τηρεί αρχείο ελέγχων και εκκρεμοτήτων ανά μερίδα εσωτερικού ελεγκτή του Τμήματος Α’

16) Ασκεί καθήκοντα συντονιστή ομάδας παραλαβής του έργου στην περίπτωση που η έκθεση εσωτερικού ελέγχου υποβάλλεται στην Μ.Ε.Ε. από φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο οποίο είχε ανατεθεί η διενέργεια εσωτερικού ελέγχου με σύμβαση παροχής ανεξάρτητων υπηρεσιών υποστήριξης της Μ.Ε.Ε., βάσει των διατάξεων της παρ. 4 του άρθρου 9 του ν. 4795/2021, σε συνδυασμό με τις διατάξεις της υπό στοιχεία ΓΓΔΔΤ 358/9388/2022 (Β’ 3093) κοινής υπουργικής απόφασης των Υπουργών Οικονομικών και Εσωτερικών.

17) Ασκεί τα καθήκοντα που του ανατίθενται από τον προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. ή από ειδικές διατάξεις.

Οι εργασίες εσωτερικού ελέγχου υπόκεινται σε διαρκή εποπτεία, ώστε να διασφαλίζεται η ποιότητά τους. Η εποπτεία ασκείται από τον Προϊστάμενο του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων, καθώς και από τον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε.

Η εποπτεία καλύπτει όλα τα στάδια της διενέργειας του εσωτερικού ελέγχου, καθώς επίσης τα στάδια της παρακολούθησης και ιδιαίτερα:

1) την τεκμηρίωση της υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών και

2) τη διατύπωση προτάσεων προς τον Υπουργό Οικονομικών, σε περίπτωση μη υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών.

Άρθρο 16
Υποχρεώσεις, δικαιώματα, ασυμβίβαστο και Καθήκοντα των Εσωτερικών Ελεγκτών της Μ.Ε.Ε.

Ο Εσωτερικός Ελεγκτής πρέπει να εκτελεί την αποστολή του με τέτοιο τρόπο, ώστε το προϊόν της εργασίας του να είναι αξιόπιστο, να έχει αντικειμενική και αμερόληπτη συμπεριφορά και να αποφεύγει κάθε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, εφαρμόζοντας παράλληλα τις διατάξεις του ν. 3528/2007 «Κώδικας Δημοσίων Πολιτικών Διοικητικών Υπαλλήλων», του ν. 2472/1997 «Περί προστασίας προσωπικών δεδομένων», όπως ισχύουν, του Κώδικα Δεοντολογίας των Υπαλλήλων του Υπουργείου Οικονομικών, του Εγχειριδίου Εσωτερικών Ελέγχων.

Ο Εσωτερικός ελεγκτής υποχρεούται, εντός δώδεκα (12) μηνών από την τοποθέτησή του στο Τμήμα Α’ της Μ.Ε.Ε., να λάβει Πιστοποιητικό ελεγκτικής επάρκειας Εσωτερικού Ελεγκτή, μετά από επιτυχή παρακολούθηση ειδικού προγράμματος από το Εθνικό Κέντρο Δημόσιας Διοίκησης και Αυτοδιοίκησης, εκτός αν διαθέτει με την τοποθέτησή του ήδη διαπίστευση ή πιστοποίηση συναφή με τον εσωτερικό έλεγχο.

1) Υποχρεώσεις Εσωτερικού Ελεγκτή:

Ο υπάλληλος που ασκεί εσωτερικό έλεγχο, πλέον των γενικών υποχρεώσεών του, έχει και τις εξής υποχρεώσεις:

1.1) Διεξάγει εργασίες εσωτερικού ελέγχου που του ανατίθενται, με στόχο την αξιολόγηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου και βοηθά την Ηγεσία του Υπουργείου να προλαμβάνει τις περιπτώσεις απάτης, λαμβάνοντας υπόψη τα διατιθέμενα στοιχεία από την Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων ή την Ομάδα Διαχείρισης Κινδύνων ή τους διαχειριστές κινδύνων, που λειτουργούν σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.

1.2) Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, λαμβάνει υπόψη του τα γενικώς παραδεκτά Πρότυπα για την επαγγελματική εφαρμογή του εσωτερικού ελέγχου, το Πλαίσιο Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου της Επιτροπής C.O.S.O. (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), καθώς και τις καλές πρακτικές που διαμορφώνονται από φορείς, όπως η Επιτροπή C.O.S.O. και το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών (I.I.A)

1.3) Χρησιμοποιεί, κατά το σχεδιασμό και την εκτέλεση του ελέγχου, τη μεθοδολογία που περιγράφεται στο εγκεκριμένο Εγχειρίδιο Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχω του Υπουργείου Οικονομικών ή, όπου αυτή δεν έχει εφαρμογή, κατάλληλη μεθοδολογία, που εγκρίνεται από τον Προϊστάμενο του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων.

1.4) Συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τις περιοχές, τις διαδικασίες και διεργασίες που πρόκειται να ελεγχθούν και πραγματοποιεί συναντήσεις/συνεντεύξεις με εκπροσώπους της ελεγχόμενης υπηρεσίας.

1.5) Συνεργάζεται με τις Υπηρεσίες που είναι αρμόδιες για το αντικείμενο του ελέγχου, σε όλα τα στάδιά του.

1.6) Αξιολογεί τους κινδύνους, εκτιμά τις πιθανές συνέπειες από αυτούς και παράλληλα προτείνει πλάνα δράσης για την αντιμετώπιση τους.

1.7) Συμμετέχει ως μέλος σε ομάδες διενέργειας εσωτερικών ελέγχων (ομάδες ελέγχου) τακτικών ή και έκτακτων και συνεργάζεται με τον Συντονιστή της ομάδας ελέγχου για τη διενέργεια του ελέγχου.

1.8) Συντονίζει ομάδες ελέγχου, όταν το καθήκον αυτό του ανατίθεται, υπό την καθοδήγηση του Προϊσταμένου του Τμήματος. Στο πλαίσιο αυτό:

1.8.1) εκπροσωπεί την ομάδα προς τις ελεγχόμενες Υπηρεσίες,

1.8.2) καταρτίζει το χρονοδιάγραμμα του ελέγχου,

1.8.3) εκπονεί το σχέδιο του ελέγχου, σε συνεργασία με τα μέλη της ομάδας,

1.8.4) οργανώνει και κατανέμει την ελεγκτική εργασία, σε συνεργασία με τα μέλη της Ομάδας,

1.8.5) έχει την ευθύνη για την τήρηση των ηλεκτρονικού και φυσικού φακέλου του ελέγχου,

1.8.6) βρίσκεται σε διαρκή επικοινωνία με τον Προϊστάμενο του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων.

1.9) Γνωστοποιεί τα αποτελέσματα του ελέγχου στους αρμόδιους προϊστάμενους των ελεγχόμενων υπηρεσιών, για λήψη σχολίων, παρατηρήσεων και επεξηγήσεων και συζήτηση πιθανών προτάσεων βελτίωσης.

1.10) Συγγράφει την έκθεση με τα αποτελέσματα ελέγχου σύμφωνα με τα καθορισμένα πρότυπα, λαμβάνοντας υπόψη τις απόψεις των εμπλεκομένων Υπηρεσιών, χωρίς όμως να επηρεάζεται από αυτές. Τα ευρήματα, τα οποία τεκμηριώνονται από επαρκή και κατάλληλα αποδεικτικά στοιχεία, διατυπώνονται με σαφήνεια όπως και οι συστάσεις και προτάσεις οι οποίες στοχεύουν στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας του ελεγχόμενου συστήματος.

1.11) Συντάσσει τα έγγραφα με τα οποία υποβάλλεται η έκθεση του ελέγχου i) στην ηγεσία του Υπουργείου Οικονομικών και ii) στις αρμόδιες Υπηρεσίες.

1.12) Παρακολουθεί την υλοποίηση των προτάσεων/ διορθωτικών ενεργειών από τους υπόχρεους φορείς και υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών, μετά το στάδιο οριστικοποίησης της έκθεσης ελέγχου και αξιολογεί την αποτελεσματικότητα τους και συντάσσει σχετική αναφορά, στην οποία εκτός των άλλων περιλαμβάνεται η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν από τις υπηρεσίες, με σκοπό την ανάδειξη της προστιθέμενης αξίας, καθώς και της ύπαρξης τυχόν υπολειμματικών, μη ανεκτών για το Υπουργείο κινδύνων.

1.13) Ενημερώνει άμεσα τον Προϊστάμενό του όταν, στο πλαίσιο του εσωτερικού ελέγχου, προκύψουν ενδείξεις απάτης ή παραβατικής συμπεριφοράς και συντάσσει το σημείωμα που πρέπει να αποσταλεί στα Τμήματα Β’ και Γ’ της Μ.Ε.Ε., στην Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων ή τη αντίστοιχη με αυτή δομή για αξιολόγηση καθώς και στο Κεντρικό Αποθετήριο Κινδύνων Διαφθοράς, το οποίο τηρείται από τη Γενική Διεύθυνση Ακεραιότητας και Λογοδοσίας της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας.

1.14) Μετέχει σε ομάδα παραλαβής του έργου, με συντονιστή το Προϊστάμενο του Α’ Τμήματος, στην περίπτωση που η έκθεση εσωτερικού ελέγχου υποβάλλεται στην Μ.Ε.Ε. από φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο οποίο είχε ανατεθεί η διενέργεια εσωτερικού ελέγχου με σύμβαση παροχής ανεξάρτητων υπηρεσιών υποστήριξης της Μ.Ε.Ε., βάσει των διατάξεων της παρ. 4 του άρθρου 9 του ν. 4795/2021, σε συνδυασμό με τις διατάξεις της υπό στοιχεία ΓΓΔΔΤ 358/9388/2022 (Β’ 3093) κοινής υπουργικής απόφασης των Υπουργών Οικονομικών και Εσωτερικών.

1.15) Σε περίπτωση που εσωτερικός έλεγχος ανατίθεται σε ένα εσωτερικό ελεγκτή, οι υποχρεώσεις της ομάδας έργου επιτελούνται από αυτόν.

2) Δικαιώματα Εσωτερικού Ελεγκτή και ασυμβίβαστα με τη θέση του.

Ο υπάλληλος που ασκεί εσωτερικό έλεγχο, πλέον των δικαιωμάτων του, που απορρέουν από τις γενικές διατάξεις, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, έχει και τα παρακάτω δικαιώματα:

2.1) Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, έχει πλήρη και απρόσκοπτη πρόσβαση σε όλα τα αρχεία, φυσικά στοιχεία, έγγραφα, χώρους και δραστηριότητες της ελεγχόμενης Υπηρεσίας του Υπουργείου Οικονομικών και των εποπτευόμενων φορέων, που δεν έχουν δική τους Μ.Ε.Ε., και συνεργάζεται με τους εργαζόμενους σε αυτήν, στο μέτρο που είναι απαραίτητο για την υλοποίηση του έργου του, δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 18 του ν. 4795/2021. Σε περίπτωση που στο πλαίσιο ενός συγκεκριμένου ελεγκτικού έργου, απαιτείται πρόσβαση σε πληροφοριακό σύστημα ετέρου φορέα, χορηγείται σχετική άδεια κατόπιν εγγράφου αιτήματος, τηρουμένων των διατάξεων περί προστασίας συγκεκριμένων κατηγοριών δεδομένων.

2.2) Αν κατά την εκτέλεση συγκεκριμένου έργου της Μ.Ε.Ε. απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις, μετά από σύμφωνη γνώμη του Προϊσταμένου του Α’ Τμήματος, προτείνει στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. εισήγησης στον Υπουργό, τον ορισμό υπαλλήλου άλλης υπηρεσίας του Υπουργείου, ο οποίος διαθέτει τις ειδικές γνώσεις που απαιτεί το εν λόγω έργο, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 19 του ν. 4795/2021.

3) Αμεροληψία και Ασυμβίβαστο με τα καθήκοντα Εσωτερικού Ελεγκτή.

Ο υπάλληλος που λειτουργεί ως Εσωτερικός Ελεγκτής θα πρέπει να χαρακτηρίζεται από επαγγελματική επιμέλεια και να ασκεί τα καθήκοντα που περιγράφονται στα περιγράμματα θέσης της Μ.Ε.Ε. του Υπουργείου Οικονομικών, να κατέχει τα τυπικά και επιθυμητά προσόντα ως και τις δεξιότητες που περιγράφονται σε αυτά.

Ειδικότερα:

3.1) Επιδεικνύει αντικειμενικότητα και τηρεί αμερόληπτη στάση κατά τη συγκέντρωση, αξιολόγηση και κοινοποίηση των πληροφοριών για τη δραστηριότητα ή τη διαδικασία που εξετάζεται και δεν επηρεάζεται από το ατομικό τους συμφέρον ή τα συμφέροντα άλλων, κατά το σχηματισμό της κρίσης του.

3.2) Δεν αποδέχεται οτιδήποτε μπορεί να βλάψει ή θεωρείται ότι βλάπτει την επαγγελματική του κρίση.

3.3) Δεν συμμετέχει σε οποιαδήποτε δραστηριότητα ή δεν αναπτύσσει επαγγελματικές σχέσεις που ενδέχεται να βλάψουν ή θεωρείται ότι βλάπτουν την αμερόληπτη κρίση του συμπεριλαμβανομένων και εκείνων των δραστηριοτήτων ή σχέσεων οι οποίες ενδέχεται να συγκρούονται με τα συμφέροντα του Υπουργείου.

3.4) Προβαίνει σε έγκαιρη, έγγραφη, αιτιολογημένη ενημέρωση του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε. σε περίπτωση πιθανής ή πραγματικής σύγκρουσης συμφερόντων και τυχόν κινδύνου μεροληψίας εκ μέρους του.

3.5) Στις συντασσόμενες εκθέσεις εσωτερικού ελέγχου αναφέρεται ρητά ότι δεν συντρέχει ζήτημα μεροληψίας και έλλειψης/αδυναμίας αντικειμενικότητας εκ μέρους του.

3.6) Επιδεικνύει εχεμύθεια κατά τη διάρκεια του ελέγχου και οι πληροφορίες που αποκτώνται στο πλαίσιο διενέργειας του εσωτερικού ελέγχου γίνονται αντικείμενο προσεκτικού χειρισμού.

Άρθρο 17
Συνεργασία της Μ.Ε.Ε. με τις Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών και λοιπές Υπηρεσίες

Στο πλαίσιο της διενέργειας ενός εσωτερικού ελέγχου, η Μ.Ε.Ε. συνεργάζεται με τις εμπλεκόμενες κάθε φορά Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών.

Στο πλαίσιο αυτής της συνεργασίας ο εσωτερικός ελεγκτής προς τον οποίο έχει εκδοθεί εντολή εσωτερικού ελέγχου ενημερώνει έγκαιρα τις εμπλεκόμενες, στον εσωτερικό έλεγχο, Υπηρεσίες, καθορίζονται οι ημεροχρονολογίες διεκπεραίωσης των σταδίων του ελέγχου, αποστέλλονται έγκαιρα οι διαπιστώσεις στις Υπηρεσίες για σχόλια, συνομολογούνται οι ενδεδειγμένες ενέργειες για υλοποίηση των συμφωνηθεισών ενεργειών και για εξέταση εφαρμογής των προτάσεων του εσωτερικού ελέγχου.

1) Οι Υπηρεσίες, για τις οποίες διενεργείται ο Εσωτερικός έλεγχος, μεταξύ άλλων έχουν τις ακόλουθες υποχρεώσεις:

1.1) Παρέχουν άμεσα και χωρίς καθυστέρηση κάθε στοιχείο ή πληροφορία που ζητείται από την ομάδα ελέγχου και έχει σχέση με τις δραστηριότητές τους, αίροντας περιορισμούς σε αρχεία, στοιχεία και πληροφορίες που είναι σχετικά με τη διεξαγωγή του ελεγκτικού έργου.

1.2) Παρέχουν τυχόν βοήθεια που τους ζητείται σε προσωπικό υποστήριξης του ελεγκτικού έργου.

1.3) Διαμορφώνουν τις κατάλληλες συνθήκες για την απρόσκοπτη διεξαγωγή του ελέγχου.

1.4) Απαντούν στις προτάσεις της κοινοποιημένης προσωρινής έκθεσης ελέγχου άμεσα και σε διάστημα όχι μεγαλύτερο των δέκα εργασίμων ημερών από την ημερομηνία κοινοποίησης.

1.5) Προσαρμόζουν σε εύλογο χρονικό διάστημα τον τρόπο λειτουργίας τους σύμφωνα με τις συστάσεις των ελεγκτών, εφόσον έχουν συμφωνήσει με αυτές ή αν τους έχει δοθεί αντίστοιχη εντολή από τη Διοίκηση.

2) Όλες οι Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών και των εποπτευόμενων φορέων, σε εφαρμογή των διατάξεων της παρ. 2 του άρθρου 5 του ν. 4795/2021 «υποχρεούνται στην πλήρη καταγραφή και συνεχή ενημέρωση των διαδικασιών που αφορούν σε όλες τις λειτουργίες και τις δράσεις τους».

3) Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. όταν απαιτείται και εφόσον δεν υφίσταται Διεύθυνση Πληροφορικής στο Υπουργείο Οικονομικών, συνεργάζεται με τις αρμόδιες υπηρεσίες της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ) για την ανάπτυξη νέων ηλεκτρονικών εφαρμογών υποστήριξης του εσωτερικού ελέγχου αλλά και τη διαχείριση των ήδη υφιστάμενων εφαρμογών, για την κάλυψη των αναγκών της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου.

Στις περιπτώσεις όπου απαιτείται εμπειρογνώμονας πληροφορικής για τη διενέργεια εσωτερικού ελέγχου (διαβεβαιωτικό ή συμβουλευτικό) οι Υπηρεσίες της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. αυτός ορίζεται στην εντολή ελέγχου με τη σύμφωνη γνώμη του Υπουργείου Ψηφιακής Πολιτικής.

Άρθρο 18
Είδη Εσωτερικών Ελέγχων

Οι έλεγχοι στις υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών και των εποπτευόμενων φορέων αυτού, διακρίνονται σε διάφορα είδη, ανάλογα με το αντικείμενο, το σκοπό τους και τα θέματα που ανακύπτουν προς διερεύνηση, ως εξής:

1) Οι έλεγχοι των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου εξετάζουν την επάρκεια και αποτελεσματικότητα αυτών, καθώς και την προσαρμογή τους στο περιβάλλον του οργανισμού, καθώς και τα σημαντικά κενά τους.

2) Οι οικονομικοί έλεγχοι εξετάζουν την οικονομική διαχείριση (κατάρτιση και εκτέλεση προϋπολογισμού, λογιστική παρακολούθηση και αναφορά, προμήθειες υλικών και υπηρεσιών κ.λπ) των υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών και των εποπτευόμενων από αυτό φορέων, βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

3) Οι λειτουργικοί έλεγχοι ερευνούν τις επιχειρησιακές δραστηριότητες καθαυτές.

4) Οι έλεγχοι συμμόρφωσης εξετάζουν αν τηρούνται οι κανόνες (νομοθεσία, κανονιστικές πράξεις, εγκύκλιοι, οδηγίες, διαταγές κ.λπ) που διέπουν τη λειτουργία των ελεγχόμενων συστημάτων. Οι έλεγχοι συμμόρφωσης αποτελούν μέρος των λειτουργικών ελέγχων.

5) Οι διοικητικοί έλεγχοι εξετάζουν και αξιολογούν την διοικητική αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών, καθώς και τις υποστηρικτικές λειτουργίες: σχεδιασμό και παρακολούθηση ενός έργου ή μιας διαδικασίας, διοίκηση ανθρώπινων πόρων, αποτελεσματικότητα οργάνωσης, συνεργασίας και επικοινωνίας των διοικητικών εμπλεκόμενων υπηρεσιών, τεχνική υποστήριξη κ.λπ.

6) Οι έλεγχοι αποδοτικότητας εξετάζουν αν τα ελεγχόμενα συστήματα λειτουργούν αποτελεσματικά και αποδοτικά, δηλαδή αν παράγουν υψηλής ποιότητας και επαρκούς όγκου έργο χρησιμοποιώντας κατά βέλτιστο τρόπο τους πόρους τους, καθώς και αν επιτυγχάνουν τους στόχους που έχουν τεθεί για αυτά.

7) Οι έλεγχοι συστημάτων πληροφορικής εξετάζουν την επάρκεια, την αποτελεσματικότητα και την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων, την επεξεργασία των δεδομένων και τα αποτελέσματα αυτής, την ασφάλεια των αρχείων και του εξοπλισμού, τις εφαρμογές, την αξιοπιστία των αναφορών-εκτυπώσεων κ.λπ.

8) Οι έλεγχοι της διακυβέρνησης εξετάζουν τις διαδικασίες που εφαρμόζονται στο πλαίσιο της διαμόρφωσης, της καθοδήγησης, της διαχείρισης και της παρακολούθησης των δραστηριοτήτων των υπηρεσιών, για την επίτευξη των στόχων του Υπουργείου και την εν γένει βελτίωση του πλαισίου διακυβέρνησής του, περιλαμβανομένου του Κώδικα Ηθικής και Δεοντολογίας.

9) Οι έλεγχοι παρακολούθησης (follow up) εξετάζουν την εφαρμογή των διορθωτικών/βελτιωτικών ενεργειών της Διοίκησης, ως απόρροια των εκθέσεων εσωτερικού ελέγχου προγενέστερης περιόδου.

Άρθρο 19
Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών της Μ.Ε.Ε.

Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε., κατόπιν εισήγησης του Προϊσταμένου του Α’Τμήματος, καταρτίζει Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών (διαβεβαιωτικών και συμβουλευτικών), λαμβανομένων υπόψη των διαθέσιμων πόρων αυτής. Στη συνέχεια το υποβάλλει για έγκριση στον Υπουργό, μέχρι το τέλος Ιανουαρίου εκάστου έτους.

Ειδικότερα:

Το πρόγραμμα εσωτερικών ελέγχων σχεδιάζεται από το αρμόδιο Τμήμα Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων, οριστικοποιείται από τον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. και υποβάλλεται στον Υπουργό Οικονομικών για έγκριση.

Ο προγραμματισμός πραγματοποιείται σε ετήσια βάση. Η διαδικασία κατάρτισης και υποβολής του ολοκληρώνεται τον Δεκέμβριο κάθε έτους για το επόμενο έτος.

Το πρόγραμμα ελέγχων μπορεί να τροποποιηθεί κατά τη διάρκεια εκτέλεσής του, λόγω της ανάγκης ένταξης ενός έκτακτου ελέγχου ή λόγω της άρσης της ανάγκης για την πραγματοποίηση ενός εσωτερικού ελέγχου που είχε προγραμματιστεί.

Στο πλαίσιο της προσέγγισης του ελέγχου που βασίζεται στον κίνδυνο (Risk Based Audit), οι ελεγκτικές διαδικασίες επικεντρώνονται σε οργανωτικές δομές (Γενικές Γραμματείες/Γενικές Διευθύνσεις/Αυτοτελείς Οργανικές Μονάδες/Εποπτευόμενους Φορείς Υπουργείου Οικονομικών) και δραστηριότητες που έχουν τη μεγαλύτερη πιθανότητα να εντοπισθούν ουσιώδη προβλήματα.

Στο ετήσιο πρόγραμμα τακτικών ελέγχων της Μ.Ε.Ε. λαμβάνονται υπόψη:

1) οι εντοπισμένοι και καταγεγραμμένοι κίνδυνοι στο Μητρώο Κινδύνων από τις Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών οι οποίοι και αξιολογούνται από την Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων ή τη αντίστοιχη με αυτή δομή,

2) πληροφορίες που παρέχονται από τις υπηρεσίες και τους εποπτευόμενους φορείς του Υπουργείου Οικονομικών,

3) τα πορίσματα των Τμημάτων Β’ και Γ’ της Μ.Ε.Ε.,

4) το Κεντρικό Αποθετήριο Κινδύνων Διαφθοράς, το οποίο τηρείται από τη Γενική Διεύθυνση Ακεραιότητας και Λογοδοσίας της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας.

Η τεκμηρίωση της αξιολόγησης αποτυπώνεται σε εισηγητικό προς τον Υπουργό Οικονομικών σημείωμα που συνοδεύει το ετήσιο πρόγραμμα, στο οποίο καταγράφονται:

1) οι λόγοι για τους οποίους επελέγησαν οι συγκεκριμένες οργανωτικές δομές/δραστηριότητες προς έλεγχο,

2) ο τρόπος με τον οποίο το προτεινόμενο πρόγραμμα υπηρετεί τους στρατηγικούς στόχους του Υπουργείου Οικονομικών,

3) οι πόροι που θα απαιτηθούν,

4) οι εγγενείς κίνδυνοι του προγραμματισμού και ο τρόπος αντιμετώπισής τους,

5) κάθε άλλη πληροφορία που κρίνεται χρήσιμη στο πλαίσιο της οριστικοποίησης του προγράμματος και της μελλοντικής εκτέλεσής του.

2) Το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών περιλαμβάνει:

2.1) Τη διενέργεια εσωτερικών ελέγχων (διαβεβαιωτικών έργων)

Περιλαμβάνονται επίσης και έλεγχοι παρακολούθησης (follow up) των ενεργειών της Διοίκησης, ως απόρροια των εκθέσεων εσωτερικού ελέγχου προγενέστερης περιόδου.

2.2) Τη διενέργεια συμβουλευτικών έργων.

Τα συμβουλευτικά έργα επιλέγονται από τη Μ.Ε.Ε. με κριτήριο τη βελτίωση των λειτουργιών του Υπουργείου, καθώς και την αξία που προσθέτουν σε αυτό, μέσω της διαχείρισης κινδύνων.

Στον προγραμματισμό προβλέπονται και έκτακτοι έλεγχοι, οι οποίοι προκύπτουν αιφνιδιαστικά κατά τη διάρκεια του έτους και διενεργούνται με εντολή του Υπουργού, κατά προτεραιότητα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, στο πρόγραμμα ελέγχου απεικονίζεται μόνο ο εκτιμώμενος χρόνος που θα απαιτηθεί για την εκτέλεση τους, με το χαρακτηρισμό «έκτακτοι έλεγχοι», επειδή δεν είναι εκ των προτέρων γνωστά τα αντικείμενα ελέγχου.

3) Το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών υλοποιείται με την έκδοση εντολών από τον Υπουργό ή από τον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε., εφόσον του έχει εκχωρηθεί η αρμοδιότητα. Πέραν των ανωτέρω εντολών, δύναται να εκδίδονται από τον Υπουργό και εντολές διεξαγωγής έκτακτων εσωτερικών ελέγχων ή παροχής συμβουλευτικών έργων.

4) Το Ετήσιο Πρόγραμμα Ελέγχων μπορεί να τροποποιηθεί κατόπιν εισήγησης του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε., όταν κριθεί όπου αυτό απαιτείται, λόγω εξωγενών ή ενδογενών παραγόντων. Δηλαδή μπορεί να τροποποιηθεί λόγω της ανάγκης ένταξης ενός έκτακτου ελέγχου ή λόγω της άρσης της ανάγκης για την πραγματοποίηση ενός εσωτερικού ελέγχου που είχε προγραμματιστεί. Το Ετήσιο Πρόγραμμα Ελέγχων τροποποιείται με την ίδια διαδικασία έγκρισής του.

Άρθρο 20
Στάδια Έργου Εσωτερικών Ελεγκτών

Τα στάδια έργου διακρίνονται ανάλογα με το είδος της δραστηριότητας ήτοι διαβεβαιωτικής ή συμβουλευτικής, στα παρακάτω:

1) Στάδια εσωτερικού ελέγχου (διαβεβαιωτική δραστηριότητα):

1.1) Ανάθεση της διεξαγωγής του ελέγχου (έκδοση εντολής ελέγχου),

1.2) Σχεδιασμός,

1.3) Εκτέλεση,

1.4) Προσωρινή Έκθεση,

1.5) Οριστικοποίηση της Έκθεσης.

2) Στάδια συμβουλευτικού έργου (συμβουλευτική δραστηριότητα):

2.1) Ανάθεση της παροχής του συμβουλευτικού έργου,

2.2) Σχεδιασμός,

2.3) Εκτέλεση,

2.4) Έκθεση συμβουλευτικού έργου.

Άρθρο 21
Ανάθεση Έργου στους Εσωτερικούς Ελεγκτές

1. Η διεξαγωγή εσωτερικού ελέγχου ή η παροχή συμβουλευτικού έργου ανατίθεται στους εσωτερικούς ελεγκτές της Μ.Ε.Ε., με την έκδοση σχετικής εντολής, σύμφωνα με τα οριζόμενα στον παρόντα Κανονισμό, το Εγχειρίδιο Εσωτερικών Ελέγχων και τις διατάξεις του ν. 4795/2022.

Τροποποίηση της εντολής επιτρέπεται, κατόπιν έγκρισης του Υπουργού ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν οργάνου, που έχει εκδώσει την εντολή, σε περίπτωση που απαιτείται, αλλαγή της σύνθεσης της ελεγκτικής ομάδας ή της ομάδας παροχής συμβουλευτικού έργου.

Σε περίπτωση που απαιτείται επέκταση της διάρκειας του έργου ή περιορισμός η τροποποίηση αυτή εγκρίνεται από τον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε., με άμεση ενημέρωση του Υπουργού Οικονομικών.

Τροποποίηση της εντολής έκτακτου ελέγχου ή έκτακτου συμβουλευτικού έργου επιτρέπεται κατά τον προ-αναφερόμενο τρόπο.

Ο εσωτερικός έλεγχος ανατίθεται, κατά κύριο λόγο σε δύο εσωτερικούς ελεγκτές. Ένα μέλος της ομάδας ελέγχου ορίζεται ως Συντονιστής, και κατά προτεραιότητα προερχόμενος από κλάδο Οικονομικών Επιθεωρητών. Σε περιορισμένης έκτασης ελέγχους ή λόγω στενότητας προσωπικού της Μ.Ε.Ε δύναται να οριστεί με εντολή ένας εσωτερικός ελεγκτής για την διενέργεια του ελέγχου.

Οι Ελεγκτές επιλέγονται με βασικά κριτήρια την εμπειρία στον εσωτερικό έλεγχο και τη γνώση του ελεγχόμενου συστήματος.

Όποτε είναι απαραίτητο, μπορεί να ορίζεται εμπειρογνώμονας κατά τα οριζόμενα στις περιπτώσεις 2.12),

2.13) και 2.14) του άρθρου 14 του παρόντος Κανονισμού.

Ο Συντονιστής της ομάδας ελέγχου ασκεί τα καθήκοντα που αναφέρονται στην παρ. 1.8 του άρθρου 16 του παρόντος.

Άρθρο 22
Σχεδιασμός του έργου των Εσωτερικών Ελεγκτών

Ο σχεδιασμός του έργου, που έχει ανατεθεί στους εσωτερικούς ελεγκτές, με την έκδοση σχετικής εντολής ελέγχου, αποτυπώνεται στο Σχέδιο Έργου και στο Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης αυτού. Το Σχέδιο έργου και το Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης αυτού εγκρίνονται από τον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε.. Τυχόν αναπροσαρμογές στο Σχέδιο του έργου και στο Χρονοδιάγραμμα υλοποίησής του, οι οποίες προκύπτουν κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης αυτού, υποβάλλονται έγκαιρα για έγκριση, αρμοδίως.

Μετά την ανάθεση του έργου, αναπτύσσεται ο σχεδιασμός αυτού, λαμβανομένων υπόψη:

1) των στρατηγικών στόχων του Υπουργείου,

2) των αντικειμενικών σκοπών του έργου,

3) των κινδύνων που σχετίζονται με το έργο (εσωτερικών και εξωτερικών) συμπεριλαμβανομένων και των κινδύνων απάτης,

4) του εύρους του έργου, το οποίο πρέπει να είναι επαρκές για την επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών του,

5) της διάρκειας του έργου και των διαθέσιμων πόρων για την υλοποίηση αυτού.

Ειδικότερα:

Μετά τη λήψη της εντολής η ελεγκτική ομάδα προβαίνει στον αναλυτικό σχεδιασμό του ελέγχου και καταρτίζει το χρονοδιάγραμμα του ελέγχου, με τα εκτιμώμενα ποσοστά ολοκλήρωσης του ελεγκτικού έργου ώστε, αφενός, να τηρηθεί ο χρόνος που αρχικά διατέθηκε για τον έλεγχο και, αφετέρου, να διατηρήσει η Ομάδα των Ελεγκτών την προσήλωση στους στόχους της και τη δυναμική της. Το χρονοδιάγραμμα υποβάλλεται στον Προϊστάμενο του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων, ο οποίος παρακολουθεί την τήρησή του, με κοινοποίηση στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε.

Κατά το στάδιο του σχεδιασμού του ελέγχου, γίνεται η συλλογή των πληροφοριών που είναι αναγκαίες για την περιγραφή και ανάλυση του ελεγχόμενου αντικειμένου, ο εντοπισμός και αξιολόγηση των κινδύνων, η καταγραφή του συστήματος εσωτερικού ελέγχου (internal control) και η κατάρτιση του σχεδίου ελέγχου, το οποίο περιλαμβάνει τις ελεγκτικές ενέργειες, δηλαδή τις διερευνήσεις που πρόκειται να πραγματοποιηθούν, με στόχο να αποκτηθεί εικόνα για τον τρόπο λειτουργίας επί μέρους στοιχείων του ελεγχόμενου συστήματος, καθώς και για να διαπιστωθεί η επάρκεια των δικλείδων ασφαλείας του συστήματος.

Το σχέδιο ελέγχου ελέγχεται για την πληρότητά του από τον Προϊστάμενο του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων και εγκρίνεται από τον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. Εάν προκύψουν αναπροσαρμογές στο σχέδιο του ελέγχου ή στο χρονοδιάγραμμα υλοποίησής του κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του ελέγχου, αυτές υποβάλλονται έγκαιρα για έγκριση αρμοδίως, σύμφωνα με τα προαναφερθέντα.

Άρθρο 23
Εκτέλεση του έργου των Εσωτερικών Ελεγκτών

Κατά το στάδιο της εκτέλεσης του έργου υλοποιούνται τα ελεγκτικά βήματα (οι ελεγκτικές ενέργειες) που έχουν συμπεριληφθεί στο Σχέδιο Έργου, με την τήρηση του σχετικού χρονοδιαγράμματος. Στο στάδιο αυτό εντοπίζονται, συλλέγονται και καταγράφονται επαρκείς, αξιόπιστες, και χρήσιμες πληροφορίες για την τεκμηρίωση τυχόν ευρημάτων του έργου, καθώς και οι ενδεχόμενοι κίνδυνοι.

Σε περίπτωση κατά την οποία θα υπάρξουν ενδείξεις απάτης ή έλλειψης ακεραιότητας που χρειάζονται ειδική διερεύνηση, αυτές γνωστοποιούνται, αμέσως, μέσω εμπιστευτικής αλληλογραφίας, μετά από ενημέρωση του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε. και των Προϊσταμένων των αρμόδιων Τμημάτων Β’ και Γ’ αυτής στις αρμόδιες Υπηρεσίες και στον Υπουργό. Παράλληλα, λαμβάνονται όλα τα αναγκαία μέτρα ώστε να μην καταστραφούν ή αλλοιωθούν τα αποδεικτικά στοιχεία.

Πέραν των προαναφερόμενων, ενημερώνεται η Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων ή η αντίστοιχη υπηρεσιακή δομή που λειτουργεί αντ’ αυτής καθώς και το Κεντρικό Αποθετήριο Κινδύνων Διαφθοράς, της Γενικής Διεύθυνσης Ακεραιότητας και Λογοδοσίας της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας.

Άρθρο 24
Προσωρινή Έκθεση Εσωτερικού Ελέγχου

1) Η ελεγκτική ομάδα πραγματοποιεί συνάντηση εργασίας (πριν την υποβολή της προσωρινής έκθεσης ελέγχου με τα ενδιαφερόμενα μέρη για ανταλλαγή απόψεων και ενδεχομένως την εξεύρεση εναλλακτικών λύσεων για τη διόρθωση/βελτίωση της υπό εξέταση διαδικασίας. Στη συνέχεια συντάσσεται η προσωρινή έκθεση ελέγχου, υπογράφεται από τα μέλη της ελεγκτικής ομάδας και υποβάλλεται από τον Συντονιστή στον Προϊστάμενο του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων προς αξιολόγηση. Σε περίπτωση που στον έλεγχο συμμετέχει εμπειρογνώμονας – υπάλληλος σύμφωνα με τα οριζόμενα στην περίπτωση 2.13) του άρθρου 14 του παρόντος Κανονισμού, αυτός δεν συνυπογράφει τη σχετική Έκθεση, αλλά υποβάλλει υπόμνημα, το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα αυτής.

2) Το περιεχόμενο και η μορφή των εκθέσεων εσωτερικού ελέγχου ακολουθούν τις οδηγίες του Εγχειριδίου Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων.

3) Αν κατά τη διάρκεια του εσωτερικού ελέγχου προ-κύψουν ευρήματα ή ενδείξεις (π.χ. πειθαρχικών παραπτωμάτων) που χρειάζονται περαιτέρω διερεύνηση, η γνωστοποίησή τους προς τις αρμόδιες Υπηρεσίες δεν γίνεται μέσω της έκθεσης, αλλά με ξεχωριστή έγγραφη ενημέρωση.

4) Αν η έκθεση συνταχθεί πριν την ολοκλήρωση μιας δευτερογενούς έρευνας εμπιστευτικού χαρακτήρα, θα πρέπει να δοθεί προσοχή ώστε να μην αποκαλυφθούν στοιχεία της έρευνας αυτής ή να ζητηθεί η σχετική έγκριση από τον αρμόδιο φορέα. Ο ελεγκτής οφείλει να τηρεί την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών που αποκτήθηκαν ως αποτέλεσμα των εργασιών που εκτελεί κατά την άσκηση της εργασίας του, συνεπώς, να μην αποκαλύπτει οποιαδήποτε τέτοια πληροφορία σε τρίτους χωρίς την κατάλληλη και ειδική αρμοδιότητα και αν δεν υπάρχει νομικό ή επαγγελματικό δικαίωμα ή υποχρέωση να γνωστοποιήσει, να μη χρησιμοποιεί τις πληροφορίες για προσωπικό όφελος ή για όφελος τρίτων.

5) Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων, ελέγχει εάν ο πραγματοποιηθείς έλεγχος ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της σχετικής εντολής, εάν η έκθεση χαρακτηρίζεται από πληρότητα, αντικειμενικότητα, επάρκεια τεκμηρίωσης και σαφήνεια, εάν υπάρχει ακολουθία μεταξύ των αποτελεσμάτων και των προτάσεων του ελέγχου και αν διακρίνεται από ομαλή ροή περιεχομένου και λόγου.

Το αποτέλεσμα της αξιολόγησης καταγράφεται στο έντυπο αξιολόγησης προσωρινής έκθεσης, το οποίο υποβάλλεται στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε.

Σημειώνεται ότι ο Προϊστάμενος του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων δύναται να προτείνει τροποποιήσεις επί της έκθεσης ελέγχου, κατά την αξιολόγηση της από αυτόν.

Σε περίπτωση επιφυλάξεων από την πλευρά της ομάδας ελέγχου για την αναγκαιότητα των προτεινόμενων από την αξιολόγηση τροποποιήσεων, αυτές τίθενται υπόψη του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε.

Εφόσον με τη συζήτηση μεταξύ της ελεγκτικής ομάδας, του Προϊσταμένου του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων και του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε. δεν εξομαλύνεται η διαφορά που έχει προκύψει, τότε αυτή διατυπώνεται στην έκθεση ελέγχου και ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε., είτε εκδίδει εντολή για νέο έλεγχο, είτε προσδιορίζει, με αιτιολογημένη πράξη του, την κατά την κρίση του, ενδεδειγμένη ενέργεια.

Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. κατά την κρίση του, μπορεί να ζητήσει την τροποποίηση της Προσωρινής Έκθεσης (για την οποία ενδέχεται να απαιτείται και συμπληρωματική ελεγκτική εργασία) και την υποβολή της εκ νέου.

Υπεύθυνες για την αποδοχή ή μη των αποτελεσμάτων του εσωτερικού ελέγχου που καταγράφονται στην προσωρινή έκθεση είναι οι επισπεύδουσες αρχές στις οποίες αποστέλλεται ή έκθεση.

6) Η Προσωρινή Έκθεση αποστέλλεται στους Προϊσταμένους των οργανικών μονάδων, στις οποίες αφορά ο έλεγχος, προκειμένου να διατυπώσουν εγγράφως την αποδοχή των προτάσεων που εμπεριέχονται σε αυτήν, καθώς και του χρονοδιαγράμματος υλοποίησής τους ή να αιτιολογήσουν την τυχόν εν μέρει ή εν όλω μη αποδοχή αυτών.

7) Στην περίπτωση που η έκθεση εσωτερικού ελέγχου υποβάλλεται στην Μ.Ε.Ε. από φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο οποίο είχε ανατεθεί η διενέργεια εσωτερικού ελέγχου με σύμβαση παροχής ανεξάρτητων υπηρεσιών υποστήριξης της Μ.Ε.Ε., βάσει των διατάξεων της παρ. 4 του άρθρου 9 του ν. 4795/2021, σε συνδυασμό με τις διατάξεις της υπό στοιχεία ΓΓΔΔΤ 358/9388/2022 (Β’ 3093) κοινής υπουργικής απόφασης των Υπουργών Οικονομικών και Εσωτερικών, ορίζεται, με την έκδοση έγγραφης εντολής, ομάδα παραλαβής του έργου με συντονιστή τον Προϊστάμενο του Α’ Τμήματος με αντικείμενο τα αναφερόμενα στην προηγούμενη παράγραφο 5 και την υποβολή στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. Υπηρεσιακού Σημειώματος για την αποδοχή του παραλαμβανόμενου έργου, όπου σε περίπτωση μη επάρκειας επιστρέφεται η έκθεση με παρατηρήσεις για τις ενδεδειγμένες προτεινόμενες ενέργειες.

Στην πράξη ανάθεσης εσωτερικού ελέγχου με βάση σύμβασης παροχής ανεξάρτητων υπηρεσιών υποστήριξης της Μ.Ε.Ε., καθορίζεται κάθε λεπτομέρεια που απαιτείται για την διενέργεια και ολοκλήρωση του έργου του εσωτερικού ελέγχου.

Ο έλεγχος της παραγράφου αυτής ολοκληρώνεται με την αποδοχή και της οριστικής έκθεσης εσωτερικού ελέγχου από τις ελεγχόμενες Υπηρεσίες.

Άρθρο 25
Γνωστοποίηση των αποτελεσμάτων του έργου

1) Τα αποτελέσματα του έργου γνωστοποιούνται μέσω της Οριστικής Έκθεσης, η οποία υποβάλλεται, με έγγραφο του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε., στον Υπουργό και αποστέλλεται:

1.1) στον Προϊστάμενο της αρμόδιας Γενικής Διεύθυνσης και στους Προϊσταμένους των υπαγομένων σε αυτή Υπηρεσιών που εμπλέκονται στο ελεγχόμενο σύστημα,

1.2) στους Προϊσταμένους των υπαγομένων απευθείας στον Υπουργό Οικονομικών Υπηρεσιών που εμπλέκονται στο ελεγχόμενο σύστημα,

1.3) Στους επικεφαλής εποπτευόμενων φορέων του Υπουργείου Οικονομικών, στους οποίους αφορά ο διενεργηθείς έλεγχος.

2) Οι εκθέσεις με τα αποτελέσματα του ελέγχου γνωστοποιούνται στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας, οποτεδήποτε ζητηθούν, σε εφαρμογή της παρ. 2 του άρθρου 83 του ν. 4622/2019 (Α’133) και των φορέων του άρθρου 22 του ν. 4795/2021.

3) Οι εκθέσεις μπορούν να γνωστοποιούνται πέραν των προαναφερθέντων και σε άλλες Υπηρεσίες ή φορείς εκτός Υπουργείου Οικονομικών (όπως Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ., Ελεγκτικό Συνέδριο), μόνο, ύστερα από έγκριση του Υπουργού Οικονομικών.

Άρθρο 26
Οριστικοποίηση του ελέγχου

1) Οι διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες που συμφωνούνται θα πρέπει να έχουν συγκεκριμένο χρονικό ορίζοντα υλοποίησης από την ημερομηνίας κοινοποίησης της οριστικής έκθεσης. Σε περίπτωση που για την υλοποίηση διορθωτικής ή βελτιωτικής ενέργειας απαιτείται διάστημα μεγαλύτερο του έτους, τότε η αρμόδια υπηρεσία να προτείνει σχέδιο δράσης με επιμέρους ενέργειες και αντίστοιχες προθεσμίες υλοποίησης της κάθε μίας εξ’ αυτών.

Κατά το στάδιο της ως άνω οριστικοποίησης είναι δυνατό να προκύψουν διορθώσεις ή αλλαγές.

2) Σε περίπτωση που δεν γίνουν αποδεκτές οι συ-στάσεις-προτάσεις εν όλω ή εν μέρει από την αρμόδια υπηρεσία ή τις αρμόδιες υπηρεσίες, ζητείται από την ελεγκτική ομάδα αιτιολόγηση της διαφωνίας της. Στη συνέχεια ενημερώνεται ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. ο οποίος σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο του Τμήματος Α’ και την ελεγκτική ομάδα, εφόσον κριθεί ότι απαιτείται περαιτέρω συνεννόηση με τη διοικητική ιεραρχία για την επίτευξη συμφωνίας, της/τους το γνωστοποιεί με σχετικό έγγραφο, για ενδεχόμενες ενέργειες. Σε περίπτωση που δεν αιτιολογείται από τους ως άνω αρμοδίους η μη αποδοχή πρότασης για υλοποίηση βελτιωτικής ενέργειας, καταγράφονται στην Οριστική Έκθεση οι τυχόν κίνδυνοι που συνεχίζουν να υφίστανται λόγω της μη υλοποίησης αυτής και γίνεται ιδιαίτερη μνεία των εν λόγω κινδύνων στο έγγραφο του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, με το οποίο υποβάλλεται η Έκθεση στον Υπουργό.

Άρθρο 27
Παρακολούθηση της Υλοποίησης των Συμφωνηθεισών Ενεργειών (follow up) του Εσωτερικού Ελέγχου – Τελική Αναφορά

1) Κατά τη διαδικασία της παρακολούθησης (follow up) επιβεβαιώνεται και αξιολογείται η υλοποίηση κάθε συμφωνηθείσας ενέργειας εντός του τιθέμενου χρονοδιαγράμματος. Μετά την υλοποίηση όλων των συμφωνηθεισών ενεργειών κάθε οριστικής έκθεσης, συντάσσεται Τελική Αναφορά, στην οποία, εκτός των άλλων, περιλαμβάνεται και η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν από τις αρμόδιες Υπηρεσίες, με σκοπό τη διαπίστωση της εφαρμογής ή μη των προτάσεων και της ύπαρξης τυχόν υπολειμματικών κινδύνων.

2) Η περιοδική παρακολούθηση, αξιολόγηση και επιβεβαίωση των διορθωτικών, προληπτικών και βελτιωτικών ενεργειών που συμφωνήθηκαν μεταξύ του εσωτερικού ελέγχου και των ελεγχόμενων υπηρεσιών/φορέων, μέχρι και την οριστική υλοποίησή τους διενεργείται από το Τμήμα Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων.

Ο Προϊστάμενος του εν λόγω Τμήματος, εισηγείται στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. την έκδοση εντολής παρακολούθησης της προόδου υλοποίησης των αποτελεσμάτων κάθε μίας των εκθέσεων εσωτερικού ελέγχου σε υπάλληλο του Τμήματος αυτού. Σε περίπτωση που ο έλεγχος παρακολούθησης ανατεθεί σε υπάλληλο που δεν συμμετείχε στην ελεγκτική ομάδα που διενήργησε τον αρχικό έλεγχο, τότε του παρέχονται όλα τα στοιχεία και η απαραίτητη συνδρομή από τα μέλη της ομάδας για την επίτευξη του έργου της παρακολούθησης της προόδου υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών.

3) Ο υπάλληλος που του ανατίθεται η παρακολούθηση, συντάσσει σχετική αναφορά την οποία υποβάλει στον Προϊστάμενο του Τμήματος Α’ Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων και στον Προϊστάμενο της Μ.Ε.Ε. Σε περίπτωση που διαπιστώσει ελλιπή εφαρμογή των ενεργειών που έχουν αναληφθεί ή μεταβολή στο θεσμικό και λειτουργικό πλαίσιο του ελεγχθέντος συστήματος και για οποιαδήποτε άλλη επαρκώς δικαιολογημένη αιτία, με βάση το βαθμό επικινδυνότητας, μπορεί να εισηγηθεί τη διενέργεια συμπληρωματικού ελέγχου ή επανελέγχου.

4) Ο έλεγχος παρακολούθησης (follow up) ολοκληρώνεται μετά και την υλοποίηση και της τελευταίας συμφωνηθείσας ενέργειας.

5) Σε περίπτωση μη υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών από τις ελεγχόμενες Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών, ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. υποβάλλει στον Υπουργό Οικονομικών προτάσεις αντιμετώπισης και επίλυσης του προβλήματος και σε περίπτωση αποδοχής τους, εφαρμόζονται υποχρεωτικά από τις παραπάνω Υπηρεσίες.

Άρθρο 28
Περιεχόμενο Ετήσιας Έκθεσης με Γνώμη

Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. υποβάλλει στον Υπουργό:

1) Την Ετήσια Έκθεση που αναφέρεται στην παρ. 1.1) του άρθρου 14 του παρόντος και η οποία περιλαμβάνει, κατ’ ελάχιστο:

1.1) την επιβεβαίωση της ανεξαρτησίας του έργου της Μ.Ε.Ε.,

1.2) τη συμμόρφωση με τον παρόντα Κανονισμό και με τον Κώδικα Δεοντολογίας,

1.3) θέματα σχετικά με τους σκοπούς, τη λειτουργία και τον τρόπο άσκησης των αρμοδιοτήτων της Μ.Ε.Ε., καθώς και άλλα θέματα που άπτονται του παρόντος Κανονισμού,

1.4) την αξιολόγηση της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου σε σχέση με το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών και την πρόοδο που έχει επιτευχθεί σε σχέση με αυτό,

1.5) τα αποτελέσματα των ελεγκτικών δραστηριοτήτων, με έμφαση στα ευρήματα που είναι ενδεικτικά καταστάσεων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν αρνητικά την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του Υπουργείου,

1.6) την πρόοδο υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών,

1.7) τις δυσκολίες και τα προβλήματα που προέκυψαν κατά τη διεξαγωγή των εσωτερικών ελέγχων/συμβουλευτικών έργων, καθώς και κατά την παρακολούθηση υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών και προτάσεις για την αποτελεσματική αντιμετώπιση αυτών,

1.8) τις απαιτήσεις σε πόρους για την υλοποίηση του έργου της Διεύθυνσης.

2) Γνώμη του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε. για θέματα που αφορούν στη λειτουργία του η οποία συνοδεύει την Ετήσια Έκθεση και περιλαμβάνει:

2.1) τους σημαντικούς κινδύνους που απειλούν τη λειτουργία του Υπουργείου, αναφερομένων, ιδιαίτερα, των κινδύνων απάτης, που αφορούν στο Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου και τη διακυβέρνηση,

2.2) τον βαθμό ανταπόκρισης των Υπηρεσιών του Υπουργείου στους κινδύνους, καθώς και θέματα που μπορεί να ανακύψουν από τη μη αποδοχή αυτών. Σε περίπτωση που στη Γνώμη διατυπώνονται αρνητικές απόψεις, πρέπει να αιτιολογούνται επαρκώς.

Η Ετήσια Έκθεση με Γνώμη γνωστοποιείται μόνο στον Υπουργό. Η Ετήσια Έκθεση της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου μπορεί να γνωστοποιηθεί σε τρίτους, εκτός του Υπουργού, μόνο ύστερα από έγκρισή του.

Άρθρο 29
Ηλεκτρονικές Εφαρμογές Υποστήριξης του Εσωτερικού Ελέγχου

Η λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου υποστηρίζεται από τις εφαρμογές του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε) του Υπουργείου Οικονομικών, σε ότι αφορά τη διατήρηση ηλεκτρονικών αρχείων εκθέσεων εσωτερικού ελέγχου και της σχετικής με τους διενεργούμενους ελέγχους, αλληλογραφίας.

Άρθρο 30
Αρχείο Εσωτερικών Ελέγχων και Συμβουλευτικών Έργων

Η Μ.Ε.Ε. τηρεί τα αρχεία των έργων, σε φυσική και σε ηλεκτρονική μορφή συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων παρακολούθησης της υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών.

Το αρχείο ελέγχων και εκκρεμοτήτων ανά μερίδα εσωτερικού ελεγκτή του Τμήματος Α’ παρακολουθείται από τον Προϊστάμενο του Τμήματος αυτού.

Ο Προϊστάμενος της Μ.Ε.Ε. ορίζει το χώρο τον υπάλληλο, με τον αναπληρωτή του, που θα είναι αρμόδιοι για την τήρηση των αρχείων αυτών.

Παρέχει δε, έγκριση μετά από έγγραφο αιτιολογημένο αίτημα, σε κάθε ενδιαφερόμενο για πρόσβαση σε στοιχεία του φακέλου του εσωτερικού ελέγχου.

Άρθρο 31
Επικύρωση του Κανονισμού Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου – Τροποποίηση/ επικαιροποίηση αυτού

Ο παρών Κανονισμός εγκρίνεται από τον Υπουργό Οικονομικών, σε εφαρμογή των διατάξεων της υποπερ. αα) της παρ. 7 του άρθρου 9 και της παρ. 9 του άρθρου 79 του ν. 4795/2021.

Ο παρών Κανονισμός δύναται να αναθεωρείται μετά από πρόταση του Προϊσταμένου της Μ.Ε.Ε. και έγκρισής του από τον Υπουργό Οικονομικών.

Άρθρο 32
Έναρξη ισχύος

Ο παρών Κανονισμός ισχύει από τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Αθήνα, 30 Ιανουαρίου 2023

Ο Υπουργός
ΧΡΗΣΤΟΣ ΣΤΑΪΚΟΥΡΑΣ

Πηγή